Branch Administration Lead

PT. Altindo Mulia Pluit didirikan sejak tahun 1986 dan telah menjadi salah satu perusahaan terkemuka di bidang industri kemasan makanan dengan merek Best Fresh, Raypin, dan Cheffy. Kami memproduksi berbagai jenis kemasan seperti aluminium foil, wrapping film, paper cup, lunch box, cup cake cases, jelly cup, dan lainnya yang digunakan oleh banyak pelaku usaha di seluruh Indonesia.

Karena pertumbuhan bisnis yang pesat, kami sedang mencari individu yang kompeten dan berkomitmen untuk bergabung dalam tim kami sebagai Administrative Manager dan Branch Administration Lead. Posisi ini sangat penting dalam menjaga kelancaran operasional cabang dan mendukung keberlanjutan bisnis kami.

Tugas & Tanggungjawab:

1. Bertanggung jawab untuk memastikan anggota timnya menjalankan tugas dan kewenangannya sesuai prosedur kerja.

2. Bertanggung jawab untuk memastikan pembuatan dan atau pengarsipan surat keluar ataupun surat masuk dilakukan dengan baik.

3. Bertanggung jawab untuk memastikan pengadaan dan juga perawatan inventaris Kantor Cabang dilakukan dengan baik, seperti;

a. Sistem Pendingin: unit AC (split atau central), kipas angin dinding, exhaust fan.

b. Sistem Keamanan: kamera CCTV (indoor & outdoor), DVR/NVR recorder, mesin absensi sidik jari/ wajah, tabung APAR (Alat Pemadam Api Ringan).

c. Mekanik & Elektrikal: Genset (untuk cadangan listrik), pompa air, tandon air (water tank), panel listrik utama.

d. Perlengkapan Kebersihan & Pantry: dispenser air, kulkas, microwave, sapu, alat pel, dan tempat sampah pilah.

e. Perangkat Kerja: komputer desktop (PC), laptop staf, monitor, keyboard, dan mouse.

f. Jaringan & Internet: Router WiFi, modem, switch hub, server lokal cabang (jika ada), UPS (Uninterruptible Power Supply).

g. Area Kerja & Rapat: Meja kerja, kursi kerja ergonomis, meja rapat, kursi rapat, televisi cerdas (smart TV).

h. Area Tamu/ Lobby: sofa tamu, meja kopi, kursi tunggu.

i. Penyimpanan Dokumen: lemari arsip (filing cabinet besi), loker staf (jika ada), rak buku, brankas besi (untuk menyimpan uang tunai harian/ dokumen berharga di Kantor Cabang).

j. Aset Bergerak untuk Distribusi Barang: mobil boks, truk engkel, atau mobil pengirim barang.

k. Aset Bergerak untuk Mobilisasi Staf/ GA: mobil operasional (MPV), sepeda motor operasional untuk Kurir/ keperluan GA.

4. Bertanggung jawab untuk membuat budget bulanan operasional termasuk juga kontrol penggunaannya agar sesuai perencanaan.

5. Bertanggung jawab untuk memastikan pengelolaan Kas Kecil (Petty Cash) di Kantor Cabang berjalan baik dan tersimpan rapi.

6. Bertanggung jawab untuk memastikan proses Audit dalam Operasional & Administrasi Kantor Cabang berjalan dengan hasil yang baik.

7. Bertanggung jawab untuk memonitoring dan memastikan pencapaian total penagihan (return rate) di Kantor Cabang.

8. Bertanggung jawab untuk melakukan pembagian tugas dan tanggung jawab, briefing dan atau meeting rutin bersama anggota tim untuk membahas issue-issue yang ada di kantor Cabang selama periode bulan tersebut.

9. Bertanggung jawab untuk menangani hubungan eksternal, yaitu RT/ RW, Kelurahan/ Kecamatan/ Kabupaten, Dinas/ Instansi Pemerintahan, Vendor (Pihak Ketiga), Klien.

10. Bertanggung jawab untuk melatih, memotivasi, dan mengevaluasi kinerja tim General Affair, Security, Kolektor, Account Receivable Staff dan Administrasi.di Kantor Cabang agar tetap produktif.

11. Melakukan pelaporan rutin ke Kantor Pusat mengenai aktivitas dan issue seputar Financing, Administrating, Security dan General Affair dari Kantor Cabang.

12. Menjalankan tugas dan tanggung jawab tambahan yang diberikan oleh Atasan yang tidak bertentangan dengan hukum pemerintahan dan etika perusahaan.

Kualifikasi:
1. Pendidikan minimal S1

2. Usia minimal 40 tahun.

3. Berpengalaman di Administrasi minimal 3 tahun sebagai Leader atau Supervisor.

4. Memiliki Interpersonnel Skill yang baik, dan Communication Skill yang baik.

5. Memiliki kemampuan Leadership dan Team Management yang baik.

6. Memiliki kemampuan Analytical Thingking yang baik.

7. Keterampilan Problem Solving dan Decision Making yang kuat.

8. Memiliki kemampuan Negotiation Skill yang bagus.

9. Memiliki kemampuan Presentation Skill di hadapan publik yang sangat baik.

10. Memiliki kemampuan menangani informasi sensitif dan rahasia dengan baik.

11. Memiliki kemampuan Administration Skill yang baik.

12. Memiliki kemampuan Reporting Skill yang baik.

13. Familiar dengan program ERP (Enterprise Resource Planning).

14. Memiliki pemahaman yang cukup mengenai prinsip Financing.

15. Memiliki pemahaman yang cukup mengenai General Affair Management.

16. Kemahiran menggunakan MS Office (Excel, PowerPoint dan Word).

17. Memiliki kemampuan Coaching & Mentoring.