Back Officer

Job Description :

• Melakukan komunikasi kepada pelanggan terkait status penerimaan service, hasil pemeriksaan, serta kondisi atau kerusakan unit.
• Menginformasikan kepada pelanggan mengenai estimasi biaya dan waktu pengerjaan service berdasarkan hasil pemeriksaan dari teknisi/service center.
• Melakukan follow-up kepada pelanggan terkait status perbaikan dan memastikan pelanggan mendapatkan informasi yang jelas selama proses service.
• Menghubungi pelanggan untuk menginformasikan bahwa unit telah selesai diperbaiki dan siap untuk diambil.
• Melakukan proses cancellation service sesuai dengan prosedur yang berlaku apabila pelanggan membatalkan proses perbaikan.
• Melakukan proses penagihan biaya service kepada pelanggan dan memastikan administrasi pembayaran tercatat dengan baik.
• Menganalisis dan merekap data recall/return service serta complaint sebagai bahan evaluasi kualitas pelayanan service center.
• Membuat dan mengirimkan request pengiriman unit/barang apabila diperlukan untuk mendukung proses service.
• Berkoordinasi dengan tim terkait, seperti Service Center, Teknisi, Warehouse, Front Office, Sales, dan tim internal lainnya untuk memastikan proses pelayanan berjalan lancar.
• Memberikan support kepada Front Office dalam menangani kendala atau permasalahan yang berkaitan dengan customer service dan proses service.
• Menjaga kualitas komunikasi dengan pelanggan serta memastikan setiap keluhan atau kendala ditindaklanjuti sesuai dengan SOP perusahaan.
• Membuat laporan dan dokumentasi administrasi terkait aktivitas service center secara berkala.

Job Requirements

• Minimal D3/S1, terbuka untuk semua jurusan; diutamakan Administrasi, Manajemen, Komunikasi, atau bidang terkait.
• Memiliki pengalaman minimal 1 tahun di Service Center, Admin Service, After Sales, atau posisi yang relevan.
• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik secara lisan maupun tulisan.
• Customer-oriented dan mampu memberikan pelayanan yang ramah serta profesional.
• Teliti dalam melakukan administrasi, pencatatan data, dan follow-up pelanggan.
• Mampu melakukan follow-up secara aktif dan memastikan setiap issue mendapatkan penyelesaian.
• Mampu bekerja dengan target dan menangani beberapa pekerjaan secara bersamaan.
• Memiliki kemampuan problem solving dan mampu menghadapi customer complaint dengan baik.
• Mampu berkoordinasi dengan berbagai departemen dan pihak eksternal.
• Menguasai Microsoft Office/Google Workspace, khususnya Excel/Spreadsheet.
• Bersedia bekerja secara onsite dan mengikuti jam kerja yang ditetapkan perusahaan