Asisten Manager

Job description:
Mengatur Jadwal dan Agenda Direktur

• Mengatur jadwal harian, mingguan, dan bulanan Direktur, termasuk rapat, pertemuan, dan janji temu.
• Mengingatkan Direktur tentang jadwal penting dan memastikan semua agenda berjalan tepat waktu.

2. Menangani Komunikasi

• Menerima dan menyalurkan panggilan telepon, email, atau surat kepada Direktur.
• Membalas pesan atau email sederhana atas nama Direktur jika diperlukan.
• Menyiapkan dokumen atau presentasi untuk rapat atau pertemuan.

3. Mengelola Dokumen dan Arsip

• Menyimpan dan mengatur dokumen penting, seperti laporan keuangan, kontrak, atau surat-menyurat.
• Memastikan semua dokumen rahasia disimpan dengan aman dan hanya diakses oleh pihak yang berwenang.
• Membuat salinan dokumen atau file digital jika diperlukan.

4. Membantu Persiapan Rapat

• Menyiapkan bahan rapat, seperti agenda, laporan, atau presentasi.
• Mencatat notulensi rapat dan mendistribusikan hasil rapat kepada pihak terkait.
• Mengatur logistik rapat, seperti ruangan, konsumsi, atau alat presentasi.

5. Melakukan Tugas Administratif

• Membuat surat, memo, atau dokumen resmi atas permintaan Direktur.
• Mengurus perjalanan dinas Direktur, seperti memesan tiket, akomodasi, dan transportasi.
• Mengelola pengeluaran pribadi Direktur, seperti reimbursement atau laporan keuangan kecil.

6. Menjadi Penghubung Antar Departemen

• Menyampaikan instruksi atau informasi dari Direktur kepada tim atau departemen terkait.
• Mengkoordinasikan permintaan atau laporan dari tim kepada Direktur.

7. Mengawasi Kegiatan Administratif

• Memastikan surat-menyurat, dokumen, dan laporan dari departemen lain sudah lengkap dan sesuai prosedur.
• Membantu Direktur memantau progres proyek atau tugas yang sedang berjalan.

8. Menjaga Kerahasiaan

• Menjaga kerahasiaan informasi penting tentang klinik, laboratorium, atau Direktur.
• Memastikan data pasien atau dokumen internal tidak bocor ke pihak yang tidak berwenang.

9. Memberikan Dukungan Lainnya

• Membantu Direktur dalam tugas-tugas lain yang diperlukan, seperti penelitian data, analisis sederhana, atau koordinasi dengan pihak eksternal.
• Menjaga hubungan baik dengan rekan kerja, mitra bisnis, atau tamu yang berkunjung.