Deskripsi pekerjaan Administration Staff Bright Education Indonesia
Kualifikasi Administration Staff
1. Pendidikan minimal S1 Administrasi, Manajemen, Akuntansi, atau bidang lain yang relevan.
2. Memiliki pengalaman kerja minimal 1 tahun di bidang administrasi menjadi nilai tambah. Fresh graduate dipersilakan melamar.
3. Mampu mengoperasikan Microsoft Office, khususnya Microsoft Excel dan Word, serta Google Workspace. Memiliki kemampuan menggunakan platform desain grafis seperti Canva menjadi nilai tambah.
4. Memahami pengelolaan administrasi, pengarsipan dokumen, pengolahan data, dan penyusunan laporan secara sistematis.
5. Memiliki ketelitian tinggi, rapi, terorganisasi, dan berorientasi pada detail.
6. Memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik secara lisan maupun tertulis.
7. Mampu mengelola waktu, menentukan skala prioritas, dan menyelesaikan pekerjaan sesuai tenggat waktu.
8. Memiliki inisiatif, disiplin, tanggung jawab, serta mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
9. Mampu menjaga kerahasiaan data, informasi, dan dokumen perusahaan.
10. Memiliki kemampuan berbahasa Jerman menjadi nilai tambah.
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB UTAMA
Administration Staff
1. Administrasi Siswa
o Melakukan pendataan, pembaruan, dan rekapitulasi administrasi siswa secara akurat dan sistematis.
o Mengelola serta mengarsipkan dokumen administrasi siswa sesuai ketentuan perusahaan.
o Membantu menyampaikan informasi terkait kelas, jadwal pembelajaran, dan kebutuhan administrasi kepada siswa.
2. Administrasi Surat dan Dokumen
o Mengelola surat masuk dan surat keluar, termasuk pencatatan, pendistribusian, dan pengarsipan dokumen.
o Membantu menyusun dan menyiapkan dokumen administrasi sesuai kebutuhan operasional cabang.
o Memastikan dokumen tersimpan dengan rapi, lengkap, dan mudah diakses sesuai kewenangan.
3. Dukungan Operasional Akademik
o Membantu pengajar menyiapkan bahan ajar dan perangkat pembelajaran, termasuk fotokopi materi, laptop, proyektor, dan perlengkapan pendukung lainnya.
o Menjadi penghubung antara siswa, pengajar, dan tim Akademik dalam mendukung kelancaran kegiatan pembelajaran.
o Membantu menyampaikan informasi mengenai jadwal kelas, perubahan jadwal, dan kendala teknis kepada pihak terkait.
4. Pelayanan dan Informasi
o Memberikan informasi awal kepada tamu yang berkunjung ke cabang sesuai dengan kebutuhan dan kewenangan.
o Menerima serta mengarahkan tamu kepada pihak atau bagian yang dituju.
o Memberikan pelayanan yang ramah, komunikatif, dan profesional kepada siswa, pengajar, tamu, serta pihak terkait.
5. Manajemen Logistik dan Inventaris
o Mengelola pendataan, penyimpanan, dan pemantauan ketersediaan perlengkapan operasional cabang.
o Memastikan kebutuhan alat tulis kantor, bahan ajar, dan perlengkapan pembelajaran tersedia sesuai kebutuhan.
o Melaporkan kebutuhan pengadaan, kerusakan, atau kekurangan perlengkapan kepada atasan terkait.
6. Pengelolaan Ruang dan Fasilitas
o Menyiapkan, merapikan, dan menata ruang kelas beserta perlengkapan yang dibutuhkan sebelum dan setelah kegiatan pembelajaran.
o Memastikan ruang kelas dan area kerja administrasi tetap bersih, rapi, dan nyaman digunakan.
o Melaporkan kerusakan fasilitas atau kondisi lingkungan yang memerlukan tindak lanjut kepada pihak terkait.
7. Pelaporan dan Koordinasi
o Menyusun rekapitulasi dan laporan administrasi secara berkala sesuai kebutuhan perusahaan.
o Berkoordinasi dengan atasan, tim Akademik, pengajar, dan bagian terkait untuk mendukung kelancaran operasional cabang.
o Melaksanakan tugas administratif lainnya yang relevan sesuai arahan atasan dan kebutuhan operasional perusahaan.
