Admin Teknik

Admin Teknik – Job Description

Deskripsi Pekerjaan:

Bertanggung jawab dalam mendukung kelancaran administrasi kegiatan operasional dan proyek, pengelolaan dokumen tender, serta proses pengadaan dan pembelian barang sesuai kebutuhan operasional.

Tanggung Jawab Utama:

1. Administrasi Operasional

• Mengelola dan mengarsipkan dokumen operasional dan proyek secara rapi dan sistematis.
• Membuat laporan administrasi operasional secara berkala.
• Mengelola data karyawan/operator, absensi, jadwal kerja, dan dokumen pendukung operasional.
• Menyiapkan dokumen seperti BA, surat jalan, checklist, laporan kegiatan, dan dokumen administrasi lainnya.
• Melakukan koordinasi administrasi dengan tim operasional, supervisor, HSE, HR, dan pihak terkait.
• Memastikan dokumen operasional selalu lengkap, terbaru, dan mudah ditemukan saat dibutuhkan.

2. Administrasi Tender

• Menyiapkan dan mengelola dokumen administrasi untuk kebutuhan tender dan quotation.
• Mengumpulkan dokumen legalitas perusahaan, dokumen teknis, pengalaman kerja, serta dokumen pendukung lainnya.
• Membantu menyiapkan dokumen penawaran sesuai persyaratan tender.
• Memastikan kelengkapan dan kesesuaian dokumen sebelum submission.
• Melakukan filing dan monitoring status dokumen tender.
• Berkoordinasi dengan tim terkait apabila terdapat permintaan revisi atau tambahan dokumen dari customer.

3. Purchasing / Pengadaan Barang

• Menerima dan memproses permintaan pembelian barang dari tim operasional.
• Mencari dan membandingkan supplier/vendor berdasarkan harga, kualitas, ketersediaan, dan waktu pengiriman.
• Meminta quotation dan melakukan negosiasi harga dengan supplier apabila diperlukan.
• Membuat Purchase Request (PR), Purchase Order (PO), atau dokumen pembelian sesuai prosedur perusahaan.
• Melakukan monitoring proses pembelian hingga barang diterima di lokasi.
• Memastikan barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi dan jumlah yang dipesan.
• Mengelola dokumen pembelian seperti quotation, PO, invoice, surat jalan, dan bukti penerimaan barang.
• Berkoordinasi dengan Finance/Accounting terkait kelengkapan dokumen pembayaran vendor.

4. Support Project & Operational

• Membantu kebutuhan administrasi proyek dari tahap persiapan hingga pelaksanaan.
• Melakukan monitoring kebutuhan material, spare part, APD, seragam, dan perlengkapan operasional.
• Membantu koordinasi pengiriman barang ke lokasi proyek.
• Menyusun laporan dan rekapitulasi biaya pembelian atau kebutuhan operasional.
• Melaksanakan tugas administrasi lainnya yang berkaitan dengan kebutuhan operasional dan proyek.

Kualifikasi yang Disarankan:

• Minimal D3/S1 Administrasi, Teknik, atau bidang terkait.
• Memiliki pengalaman sebagai Admin Teknik / Admin Project / Purchasing Admin / Operational Admin.
• Memahami administrasi proyek dan proses purchasing.
• Memiliki pengalaman menangani dokumen tender menjadi nilai tambah.
• Mampu menggunakan Microsoft Office, terutama Excel dan Word.
• Teliti, terorganisir, mampu bekerja dengan deadline, dan memiliki kemampuan komunikasi serta koordinasi yang baik.
• Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.