Admin Sales

Vessa Catering adalah perusahaan jasa katering profesional yang telah dipercaya melayani berbagai kebutuhan konsumsi sejak tahun 2007. Dengan komitmen pada kualitas rasa, kebersihan, dan pelayanan terbaik, Vessa Catering menyediakan layanan untuk acara perusahaan, pernikahan, pemerintahan, hingga berbagai event lainnya. Didukung oleh tim berpengalaman dan kapasitas produksi yang besar, kami siap menghadirkan hidangan berkualitas dengan pelayanan yang tepat waktu, profesional, dan mengutamakan kepuasan pelanggan. Your Happiness Is Priceless.

Deskripsi Pekerjaan

Admin Sales bertanggung jawab mendukung proses administrasi tim penjualan, mengelola database dan dokumen penjualan, memantau kelengkapan administrasi setiap klien, serta memastikan seluruh progres penjualan tercatat secara akurat dan terstruktur.

Posisi ini tidak bertanggung jawab melakukan respons awal kepada leads, menggali kebutuhan calon klien, melakukan negosiasi, maupun closing penjualan.

Kualifikasi

• Pendidikan minimal D3/S1 dari jurusan Administrasi Bisnis, Manajemen, Ilmu Komunikasi, Marketing, atau jurusan lain yang relevan.
• Memiliki pengalaman minimal 3 tahun sebagai Admin Sales, Sales Support, Admin Marketing, atau posisi administrasi penjualan sejenis.
• Terampil mengoperasikan Microsoft Office, terutama Microsoft Excel, serta Google Workspace, khususnya Google Sheets.
• Terbiasa mengelola database pelanggan, quotation, proposal, kontrak, purchase order, form pemesanan, DP, pelunasan, dan dokumen administrasi penjualan.
• Memiliki kemampuan administrasi, komunikasi, koordinasi, dan pengelolaan data yang baik.
• Teliti, rapi, cekatan, sistematis, dan mampu mengelola beberapa pekerjaan dengan tenggat waktu berbeda.
• Mampu membuat rekap dan laporan penjualan harian, mingguan, dan bulanan.
• Mampu melakukan monitoring progres administrasi setiap leads dan klien berdasarkan informasi dari Tele Sales dan Sales.
• Memiliki kemampuan komunikasi tertulis yang baik dan profesional.
• Memahami penggunaan CRM atau sistem pencatatan sales menjadi nilai tambah.
• Memiliki pengalaman di bidang catering, hospitality, event, wedding, atau food and beverage menjadi nilai tambah.
• Bersedia bekerja secara penuh dari kantor.

Tanggung Jawab

• Menerima data leads yang telah dilengkapi dan didistribusikan oleh Tele Sales.
• Mencatat dan memperbarui seluruh data leads pada Google Sheets, CRM, atau sistem yang digunakan perusahaan.
• Memastikan setiap leads telah diteruskan kepada Sales yang sesuai berdasarkan pembagian perusahaan.
• Memantau status leads setelah diterima oleh Sales, termasuk status follow-up, quotation, meeting, test food, client visit, negosiasi, dan closing.
• Mengingatkan Sales mengenai leads yang belum ditindaklanjuti atau belum diperbarui statusnya.
• Membantu menyiapkan dan mengelola dokumen administrasi penjualan, seperti quotation, proposal, form pemesanan, kontrak, purchase order, invoice request, dan dokumen pendukung lainnya.
• Memastikan informasi pada dokumen penjualan sesuai dengan data dan persetujuan yang diberikan oleh Sales dan atasan terkait.
• Membuat rekap status quotation, closing, DP, pelunasan, serta progres administrasi setiap klien.
• Memastikan seluruh data pelanggan dan dokumen penjualan tersimpan dengan rapi, lengkap, akurat, dan mudah ditelusuri.
• Memantau kelengkapan dokumen sebelum proyek diserahterimakan kepada Account Officer atau divisi terkait.
• Berkoordinasi dengan Tele Sales, Sales Corporate, Sales Wedding, Account Officer, Finance, Marketing, dan divisi terkait.
• Menyusun laporan aktivitas administrasi penjualan secara harian, mingguan, dan bulanan.
• Membantu menyiapkan data yang dibutuhkan untuk evaluasi pipeline, closing, dan pencapaian target tim Sales.
• Menjaga kerahasiaan database pelanggan, quotation, harga, kontrak, dan informasi internal perusahaan.

Range Gaji dan Benefit

• Gaji pokok: Rp5.000.000–Rp5.500.000 per bulan, disesuaikan dengan pengalaman dan kompetensi kandidat.
• Tunjangan Hari Raya.
• BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan.
• Bonus performa atau insentif tim sesuai kebijakan perusahaan.
• Kesempatan pengembangan karier berdasarkan performa.

Sistem Kerja

• Work from Office.
• Hari dan jam kerja mengikuti ketentuan perusahaan.
• Berkoordinasi secara rutin dengan Tele Sales, tim Sales, Account Officer, Finance, Marketing, dan divisi terkait.