Deskripsi pekerjaan Admin Purchasing KA FEI TIEN
Ringkasan Pekerjaan
Admin Purchasing bertanggung jawab untuk mengelola seluruh alur administrasi pengadaan barang dan jasa serta pemenuhan kebutuhan operasional harian seluruh outlet dan unit bisnis di bawah PT Kopindo Jaya Group. Posisi ini memastikan ketersediaan barang/stok tepat waktu, pencatatan transaksi yang akurat, serta menjaga efisiensi biaya melalui koordinasi yang baik dengan vendor dan tim internal.
Tugas Utama & Tanggung Jawab
1. Pengajuan & Pengadaan Barang (Procurement & PR/PO Process)
- Menerima, memverifikasi, dan memproses Form Pengajuan Barang (Purchase Request) dari masing-masing unit bisnis/outlet (F&B, Spa, Villa, Billiard & Lounge).
- Membuat dan menerbitkan Purchase Order (PO) secara akurat sesuai spesifikasi, kuantitas, serta persetujuan manajemen.
- Melakukan negosiasi harga, kualitas, dan termin pembayaran (payment terms) terbaik dengan supplier/vendor.
2. Manajamen Vendor & Hubungan Supplier
- Mencari, mengidentifikasi, dan mengevaluasi calon vendor/supplier potensial yang andal.
- Membina hubungan kerja sama yang profesional dengan supplier eksisting.
- Mengatur jadwal pengiriman barang dari supplier agar tidak mengganggu operasional outlet.
3. Penerimaan Barang & Kontrol Stok (Inventory & Receiving Control)
- Berkoordinasi dengan tim penerimaan (Receiving) atau staf outlet untuk memastikan barang yang datang sesuai dengan PO (jumlah, kualitas, dan spesifikasi).
- Mengelola retur atau pengembalian barang jika terdapat barang rusak, kadaluwarsa, atau ketidaksesuaian pesanan.
- Melakukan pemantauan dan pencatatan keluar-masuk barang serta membantu pelaksanaan stock opname rutin.
4. Administrasi & Pelaporan Finansial
- Melakukan pencatatan dan penginputan data transaksi pengadaan ke dalam sistem pencatatan/ERP perusahaan.
- Melakukan pencocokan (reconciliation) antara Nota/Faktur, Surat Jalan, PO, dan Tanda Terima Barang.
- Menyiapkan dan menyerahkan kelengkapan dokumen tagihan ke Tim Keuangan/Finance untuk proses pembayaran tepat waktu.
- Menyusun laporan bulanan pengeluaran pengadaan (purchasing report) serta analisis efisiensi biaya.
Kualifikasi & Persyaratan
- Pendidikan: Minimal D3/S1 semua jurusan (diutamakan Manajemen, Akuntansi, Administrasi Bisnis, atau sejenisnya).
- Pengalaman: Minimal 1 tahun pengalaman di bidang Purchasing, Procurement, atau Back Office Administration (pengalaman di industri Hospitality, F&B, atau Ritel di Bali menjadi nilai tambah).
Keterampilan Teknis:
- Mahir mengoperasikan Microsoft Office (khususnya MS Excel untuk olah data dan formula sederhana/menengah) serta Google Workspace (Docs, Sheets, Drive).
- Terbiasa menggunakan sistem POS, ERP, atau software akuntansi/administrasi pengadaan barang.
Keterampilan Interpersonal & Soft Skills:
- Ketelitian dan akurasi tinggi terhadap detail dokumen dan angka.
- Kemampuan komunikasi dan negosiasi yang kuat.
- Kemampuan manajemen waktu serta dapat bekerja dengan deadline ketat.
- Memiliki inisiatif yang tinggi, memiliki integritas tinggi, dan mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
