Deskripsi pekerjaan ADMIN PUBLIKASI PT Wijaya Indoenergi Perkasa
Deskripsi Pekerjaan
Admin Publikasi tidak hanya menangani chat dan pencatatan data, tetapi juga perlu memahami penggunaan prompt AI, dasar penelitian, penulisan akademik, dan proses publikasi ilmiah. Posisi ini menjadi penghubung antara pelanggan, tim editorial, dan manajemen agar kebutuhan pelanggan tersampaikan dengan jelas, dokumen terkelola dengan baik, serta progres layanan dapat dipantau dan dikomunikasikan secara tepat.
Tanggung Jawab Utama
1. Menangani komunikasi pelanggan melalui WhatsApp dan kanal resmi perusahaan, memberikan informasi produk dan layanan secara jelas, serta membedakan tindak lanjut untuk pelanggan Prompt AI dan pelanggan layanan publikasi.
2. Memahami produk Prompt AI yang ditawarkan, termasuk fungsi, cakupan penggunaan, panduan, bonus, dan pembaruannya. Memberikan penjelasan serta bantuan awal kepada pelanggan dalam menggunakan prompt untuk kebutuhan penelitian, tesis, disertasi, artikel ilmiah, dan produk akademik lain yang tersedia.
3. Mengelola pengiriman produk, akses layanan, materi panduan, dan keanggotaan grup sesuai pembelian pelanggan. Membantu menjalankan program layanan member, menyampaikan pembaruan produk, serta meneruskan kendala penggunaan kepada tim terkait.
4. Mengidentifikasi kebutuhan layanan publikasi berdasarkan bidang penelitian, kondisi naskah, target jurnal, kebutuhan revisi, dan tenggat pelanggan. Mengumpulkan dokumen yang diperlukan serta membantu proses screening atau penilaian awal naskah sesuai SOP dan arahan tim editorial.
5. Menyampaikan rekomendasi paket berdasarkan kebutuhan pelanggan dan hasil koordinasi internal, menyiapkan penawaran serta invoice, melakukan follow-up hingga konfirmasi pemesanan, dan menindaklanjuti pembayaran sesuai ketentuan perusahaan. Penetapan harga khusus atau penyesuaian layanan mengikuti persetujuan manajemen.
6. Memproses administrasi pelanggan setelah pemesanan, termasuk pencatatan data, dokumentasi bukti pembayaran, pembuatan grup proyek, pengelolaan folder dokumen, serta penyusunan ringkasan kebutuhan sebagai dasar pengerjaan tim editorial.
7. Berkoordinasi dengan tim editorial dan pihak internal terkait untuk memastikan kebutuhan pelanggan, cakupan pekerjaan, kelengkapan dokumen, serta tenggat layanan dipahami dengan benar.
8. Memantau progres layanan sesuai paket yang dipilih, mulai dari pengolahan atau perbaikan naskah, pemeriksaan internal, pengiriman hasil, persiapan submission, hingga tindak lanjut revisi dan status publikasi. Menyampaikan pembaruan kepada pelanggan berdasarkan progres yang telah terkonfirmasi.
9. Mengelola data pelanggan, pembelian, status penawaran, pembayaran, dokumen, dan progres proyek secara rapi melalui spreadsheet, Berdu, serta sistem administrasi perusahaan yang digunakan.
10. Membuat laporan aktivitas dan progres layanan secara berkala, mencatat pelanggan yang perlu ditindaklanjuti, serta mengeskalasi kendala, komplain, atau potensi keterlambatan kepada penanggung jawab terkait.
Kualifikasi Utama
1. Minimal S1 dari semua jurusan, diutamakan memiliki pengalaman atau pemahaman dalam penelitian, penulisan akademik, publikasi ilmiah, administrasi layanan, atau pelayanan pelanggan.
2. Terbiasa menggunakan AI untuk membantu pekerjaan akademik atau administrasi, serta mampu memahami, menjalankan, dan menjelaskan penggunaan prompt berdasarkan panduan yang tersedia.
3. Memahami dasar penelitian dan struktur karya ilmiah, seperti latar belakang, rumusan masalah, variabel atau fokus penelitian, metode, analisis data, pembahasan, dan referensi.
4. Memiliki pemahaman dasar tentang proses publikasi ilmiah, termasuk kesesuaian bidang atau scope jurnal, template naskah, submission, revisi reviewer, dan Letter of Acceptance (LOA).
5. Mampu membaca kebutuhan pelanggan dan kondisi awal dokumen untuk membedakan kebutuhan produk Prompt AI, perbaikan naskah, penyesuaian format, maupun pendampingan publikasi.
6. Terbiasa menggunakan WhatsApp Business, Google Docs, Google Sheets, Google Drive, atau perangkat administrasi digital sejenis. Pengalaman menggunakan Berdu atau sistem pengelolaan pelanggan menjadi nilai tambah.
7. Memiliki kemampuan komunikasi tertulis yang baik, mampu menjelaskan layanan secara sederhana dan akurat, serta nyaman melakukan follow-up penawaran dan menangani pertanyaan pelanggan.
Soft Skill yang Dibutuhkan
1. Komunikatif, ramah, dan mampu memberikan pelayanan yang profesional. Teliti serta sistematis dalam mengelola data, dokumen, pembayaran, dan progres pekerjaan. Memiliki inisiatif, kemampuan analitis, serta kemauan belajar mengenai AI, penelitian, dan publikasi ilmiah.
2. Mampu menentukan prioritas saat menangani beberapa pelanggan dan proyek, disiplin melakukan tindak lanjut, serta bertanggung jawab terhadap ketepatan informasi yang disampaikan. Mampu bekerja mandiri maupun berkoordinasi dalam tim, serta menjaga kerahasiaan data dan naskah pelanggan.
Sistem Kerja
1. Bekerja secara offline/WFO di kantor BelajarRiset Indonesia dan berkoordinasi langsung dengan tim editorial, operasional, serta manajemen. Seluruh aktivitas mengikuti jadwal kerja, SOP layanan, alur administrasi, dan standar komunikasi perusahaan.
2. Admin bertanggung jawab atas pelayanan pelanggan, administrasi, dan pemantauan progres. Pengerjaan editorial serta keputusan teknis akademik dikoordinasikan dengan tim yang berwenang.
Benefit
1. Gaji sesuai standar perusahaan, pengalaman, dan kompetensi kandidat.
2. Lingkungan kerja yang kolaboratif dengan kesempatan mempelajari penggunaan AI, penulisan akademik, dan alur publikasi ilmiah.
3. Pengalaman langsung dalam pengelolaan produk digital, pelayanan pelanggan, administrasi penjualan, dan koordinasi proyek publikasi.
4. Peluang pengembangan karier dalam bidang operasional, pengelolaan layanan akademik, dan layanan publikasi.
