admin proyek

HYHOME STUDIO adalah perusahaan yang bergerak di bidang desain dan konstruksi, yang dikenal sebagai mitra terpercaya dalam mewujudkan proyek bangunan yang berkualitas. Kami sedang mencari seseorang yang memiliki semangat kerja tinggi dan kemampuan organisasi yang baik untuk bergabung dengan tim kami di Cilandak, Jakarta Selatan. Kesempatan ini cocok bagi Anda yang ingin berkembang bersama perusahaan yang dinamis dan berkomitmen pada inovasi serta kepuasan pelanggan.

Sebagai Admin Proyek, Anda akan bertanggung jawab atas pengelolaan administrasi proyek secara keseluruhan, termasuk pemantauan dokumen, koordinasi dengan tim internal dan eksternal, serta memastikan proses administratif berjalan lancar dan sesuai jadwal. Anda juga akan membantu dalam penyusunan laporan proyek, pengelolaan arsip, dan mendukung kebutuhan operasional harian. Tugas ini memerlukan ketelitian, komunikasi yang baik, serta kemampuan untuk bekerja secara mandiri maupun dalam tim.

Posisi ini tersedia dalam bentuk kerja hybrid, memberikan fleksibilitas bagi kandidat yang ingin menggabungkan kerja di kantor dan kerja jarak jauh. Kami mencari kandidat yang memiliki pendidikan minimal D3 dan pengalaman kerja antara 1 hingga 3 tahun di bidang administrasi atau terkait. Kami menyambut semua calon yang memiliki motivasi kuat, kemampuan adaptasi yang baik, serta antusiasme untuk tumbuh bersama HYHOME STUDIO.

Deskripsi Pekerjaan:

Bertanggung jawab dalam mengelola administrasi, dokumentasi, dan koordinasi pendukung proyek Interior Design & Build agar seluruh proses pekerjaan berjalan tertib, terdokumentasi, dan sesuai dengan kebutuhan proyek serta prosedur perusahaan.

Tugas dan Tanggung Jawab:

• Mengelola seluruh administrasi dan dokumentasi proyek secara rapi, lengkap, dan terstruktur.
• Menyiapkan, mengarsipkan, mengontrol, dan mendistribusikan dokumen proyek, termasuk gambar kerja, shop drawing, spesifikasi material, approval, laporan, dan dokumen serah terima.
• Melakukan input dan pembaruan data proyek, termasuk progress pekerjaan, material, vendor, subkontraktor, serta dokumen outstanding.
• Membantu koordinasi antara Project Manager, Site Manager, Designer, Drafter, Purchasing, Finance, vendor, subkontraktor, dan klien.
• Menjadwalkan meeting proyek, menyiapkan agenda, membuat notulen, serta memonitor tindak lanjut hasil meeting.
• Membantu proses administrasi pengadaan material, termasuk Material Request (MR), Purchase Order (PO), penawaran vendor, delivery order, dan dokumen pendukung lainnya.
• Memantau status pemesanan dan pengiriman material serta membuat rekap material yang sudah diterima maupun yang masih outstanding.
• Mengelola administrasi vendor dan subkontraktor, termasuk kelengkapan dokumen pekerjaan, invoice, dan dokumen pendukung pembayaran.
• Mengumpulkan data progress dari tim proyek dan membantu membuat laporan progress mingguan maupun bulanan.
• Membuat dan mengarsipkan dokumentasi progress pekerjaan, termasuk foto pekerjaan di lapangan.
• Membantu proses administrasi invoice dan pembayaran proyek serta berkoordinasi dengan Finance/Accounting terkait kelengkapan dokumen.
• Membantu menyiapkan dokumen perubahan pekerjaan, berita acara, checklist, punch list, dan dokumen serah terima proyek.
• Memastikan dokumen proyek menggunakan versi/revisi terbaru dan tersimpan dengan sistem filing yang mudah ditelusuri.
• Membantu menyiapkan dokumen akhir proyek seperti as-built drawing, warranty, manual produk, BAST, dan dokumen handover lainnya.
• Menjaga kerahasiaan data, dokumen, dan informasi proyek.
• Melaksanakan tugas administratif lainnya yang berkaitan dengan kebutuhan dan kelancaran proyek.

Kualifikasi:

• Pendidikan minimal D3/S1, diutamakan Administrasi, Manajemen, Teknik Sipil, Arsitektur, Interior, atau bidang terkait.
• Memiliki pengalaman sebagai Admin Proyek, Admin Engineering, Document Control, atau posisi sejenis, khususnya di bidang interior/konstruksi menjadi nilai tambah.
• Menguasai Microsoft Office, terutama Excel dan Word.
• Teliti, rapi, terorganisir, komunikatif, dan memiliki kemampuan follow-up yang baik.
• Mampu bekerja dengan deadline dan menangani beberapa pekerjaan/proyek secara bersamaan.
• Memahami alur dasar proyek Interior Design & Build serta istilah seperti BOQ, RAB, PO, MR, shop drawing, material approval, progress, punch list, dan BAST menjadi nilai tambah.