Deskripsi pekerjaan Admin Project PT NAYAKA MITRARENOV INDOTAMA
1. Kualifikasi & Spesifikasi Dasar (Requirements)
• Pendidikan: Minimal D3/S1 di bidang Administrasi Bisnis, Hukum, Teknik, atau Manajemen. (S1 Hukum sering kali menjadi nilai tambah karena berhubungan erat dengan pemahaman legalitas dan kontrak).
• Pengalaman: Memiliki pengalaman 1–3 tahun sebagai Admin Tender, Document Controller, atau Staff Legal di industri yang relevan (konstruksi, IT, event organizer, atau supplier).
• Keahlian Teknis (Hard Skills):
o Menguasai pengoperasian portal E-Procurement (seperti LPSE untuk pemerintah, VMS BUMN, atau portal vendor swasta seperti SAP Ariba).
o Memahami alur dan peraturan Pengadaan Barang dan Jasa (misalnya Perpres PBJ untuk proyek pemerintah).
o Mampu menyusun dan memilah dokumen Administrasi, Teknis, dan Harga sesuai Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) / Dokumen Pemilihan.
• Keahlian Non-Teknis (Soft Skills):
o Sangat teliti (Detail-oriented): Kesalahan kecil pada masa berlaku dokumen atau format surat dapat menyebabkan gugur lelang.
o Manajemen Waktu: Mampu bekerja di bawah tekanan dengan tenggat waktu (deadline) upload dokumen lelang yang ketat.
o Komunikasi: Mampu berkoordinasi dengan tim internal (Estimator/Engineering untuk dokumen teknis, Finance untuk jaminan bank, Direksi untuk tanda tangan).
2. Tanggung Jawab Terkait Legalitas & Dokumen Tender
• Monitoring Masa Berlaku Legalitas: Mengawasi dan memastikan tidak ada dokumen legalitas perusahaan yang kedaluwarsa. Jika mendekati masa tenggang, Admin Tender wajib mengurus atau berkoordinasi dengan pihak terkait untuk perpanjangan.
• Prakualifikasi & Registrasi Vendor: Mendaftarkan perusahaan ke dalam daftar rekanan mampu (Vendor Management System) di berbagai instansi dan melengkapi form Isian Kualifikasi.
• Penyusunan Dokumen (Pemberkasan): Merakit seluruh dokumen penawaran (Administrasi, Teknis, dan Komersial) mulai dari pengetikan, penyusunan lampiran, hingga proses stamping (materai) dan legalisasi.
• Pengajuan Jaminan: Berkoordinasi dengan bank atau asuransi untuk menerbitkan Jaminan Penawaran (Bid Bond), Jaminan Pelaksanaan (Performance Bond), dan Jaminan Uang Muka (Advance Payment Bond).
• Pengarsipan (Filing): Menyimpan salinan dokumen tender yang diajukan beserta status lelangnya (menang/kalah) sebagai referensi harga dan pengalaman kerja (database proyek) untuk lelang berikutnya.
3. Dokumen Legalitas & Tender yang Wajib Dikuasai
Seorang Admin Tender harus familiar dan langsung bisa menyiapkan dokumen-dokumen berikut tanpa tertukar:
A. Dokumen Administrasi & Legalitas Perusahaan (Kualifikasi Dasar)
• Akta Pendirian Perusahaan dan Akta Perubahan terakhir beserta SK Kemenkumham.
• NIB (Nomor Induk Berusaha) berbasis risiko (OSS).
• NPWP Perusahaan & PKP (Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak).
• Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP) / Izin Lokasi.
• Identitas Pengurus Perusahaan (KTP dan NPWP Direktur/Komisaris).
• SBU (Sertifikat Badan Usaha) dan IUJK (Izin Usaha Jasa Konstruksi) — khusus untuk perusahaan kontraktor/konsultan.
• Sertifikasi Sistem Manajemen (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 / SMK3).
B. Dokumen Keuangan & Pajak
• SPT Tahunan (biasanya 1-2 tahun terakhir).
• Bukti setor pajak bulanan (SSP/BPN) PPh dan PPN (biasanya 3 bulan terakhir).
• Laporan Keuangan Perusahaan yang telah diaudit oleh Kantor Akuntan Publik (KAP).
• Rekening Koran Perusahaan (3 bulan terakhir) dan Surat Referensi Bank.
C. Dokumen Teknis & Penawaran (Project Specific)
• Surat Penawaran Harga (SPH) / Form of Bid.
• Surat Kuasa (jika yang menghadiri aanwijzing atau pembuktian kualifikasi bukan Direktur Utama).
• Pakta Integritas (bermaterai).
• Daftar Pengalaman Kerja Perusahaan (dilengkapi dengan salinan Kontrak/SPK dan Berita Acara Serah Terima/BAST pekerjaan sebelumnya).
• Daftar Personil Inti/Tenaga Ahli (dilengkapi CV, Ijazah, KTP, SKA/SKT, dan NPWP personil).
• Daftar Peralatan Utama yang digunakan untuk proyek (beserta bukti kepemilikan/sewa).
• Metode Pelaksanaan Kerja, Jadwal Pelaksanaan (Kurva S), dan Spesifikasi Barang yang ditawarkan (brosur/katalog).
