Admin Operational

🔹 POSISI: ADMIN OPERASIONAL

(Kira Scrub Konveksi & Hanaya Florist Indonesia – WFO)

A. TUJUAN POSISI

Menjadi garda depan (frontliner) perusahaan dalam melayani customer online maupun offline, mengelola administrasi order dan pembayaran, serta menjadi penghubung komunikasi antara customer dan tim operasional, baik untuk produk konveksi maupun florist.

⸻

B. JOBDESK DETAIL

1️⃣ CUSTOMER SERVICE ONLINE & OFFLINE

• Membalas chat customer melalui WhatsApp, Shopee, dan Tokopedia sesuai template & SOP

• Melayani customer yang datang langsung (walk-in) untuk:

• pembelian ready stock

• konsultasi awal produk

• Menjawab pertanyaan umum terkait:

• jenis produk

• ukuran / pilihan standar

• kisaran harga

• estimasi waktu pengerjaan

• Menyapa dan menjaga kenyamanan customer dengan komunikasi yang sopan & profesional

• Menangani komplain ringan sesuai arahan

⸻

2️⃣ ADMINISTRASI ORDER & DATA (WAJIB MS OFFICE)

• Menginput order ke Google Sheet / Excel harian, meliputi:

• nama customer

• jenis produk (konveksi / florist)

• jumlah

• deadline

• status pembayaran

• Membuat recap order harian & mingguan

• Mengupdate status order (on process / finished / shipped)

• Mengarsipkan data order dan customer secara rapi (folder digital)

📌 Tools:

✔ Microsoft Excel / Google Sheet

✔ Google Drive / sistem internal

⸻

3️⃣ ADMINISTRASI PEMBAYARAN & SEMI KASIR

• Menerima dan memverifikasi bukti pembayaran dari customer

• Mengecek kesesuaian nominal pembayaran

• Mengupdate status pembayaran (lunas / belum)

• Menginput pendapatan ke Excel / Google Sheet

• Mengupdate buku kas masuk

• Melaporkan rekap pendapatan secara berkala kepada owner

⸻

4️⃣ ADMINISTRASI PENGIRIMAN & DOKUMEN

• Membuat dan mengarsipkan invoice

• Menyiapkan surat jalan untuk pesanan yang dikirim

• Mengecek ongkir sesuai ekspedisi

• Mengirimkan nomor resi kepada customer

• Mengarsipkan dokumen pengiriman secara rapi

⸻

5️⃣ KOORDINASI PRODUKSI (NON FISIK)

• Meneruskan detail order ke Tim Operasional lainnya secara tertulis

• Menyampaikan deadline dan catatan khusus order

• Melakukan follow up status produksi

• Menyampaikan progres kepada customer secara berkala

• Mencatat kendala produksi untuk dilaporkan ke owner

⸻

6️⃣ JOBDESK KHUSUS FLORIST

• Menerima & menginput order florist

• Mengecek ongkir dan mengkonfirmasi jadwal kirim

• Mengkoordinasikan persiapan florist dengan Tim Operasional lainnya

• Mengupdate status pesanan florist ke customer

⸻

C. POLA & JAM KERJA

• WFO: Senin–Sabtu

• Jam kerja: 08.00 – 17.00

⸻

D. PROFIL YANG COCOK

• Terbiasa dengan administrasi & pencatatan

• Nyaman berkomunikasi dengan customer

• Teliti & rapi

• Tidak panik menghadapi banyak chat

• Mau bekerja dengan SOP yang jelas

⸻

Jenjang Karier:

• Admin & Operasional Supervisor

• Operational Coordinator / Store Supervisor

• Operational Manager (UMKM Scale)