Admin Operasional (Tour & Travel)

A. Tujuan Jabatan

Memastikan seluruh kebutuhan administrasi dan perlengkapan peserta perjalanan Travel & Umroh siap, lengkap, terdata, dan tersedia tepat waktu sehingga proses keberangkatan dan perjalanan peserta dapat berjalan dengan lancar.

B. Tanggung Jawab Utama

1. Persiapan Perlengkapan Peserta

• Menyiapkan dan memastikan kelengkapan perlengkapan peserta sebelum keberangkatan.
• Melakukan pengecekan dan packing perlengkapan seperti koper, tas, ID card, kain ihram/mukena, seragam, buku panduan, luggage tag, dan perlengkapan lainnya sesuai paket perjalanan.
• Membuat checklist perlengkapan masing-masing peserta.
• Memastikan jumlah dan jenis perlengkapan sesuai dengan data peserta.
• Melakukan distribusi perlengkapan kepada peserta dan mencatat penerimaannya.
• Mengontrol stok perlengkapan dan melaporkan kebutuhan pengadaan kepada atasan.

2. Administrasi Peserta

• Menginput dan memperbarui data peserta secara akurat.
• Menyiapkan daftar peserta untuk setiap keberangkatan/group.
• Memastikan kelengkapan dokumen peserta sesuai kebutuhan perjalanan.
• Membuat dan mengarsipkan dokumen administrasi keberangkatan.
• Menyiapkan manifest peserta, rooming list, pembagian bus, dan data pendukung perjalanan.

3. Persiapan Keberangkatan

• Membuat checklist kesiapan keberangkatan setiap group.
• Berkoordinasi dengan tim terkait mengenai jadwal keberangkatan, titik kumpul, transportasi, hotel, konsumsi, dan kebutuhan peserta.
• Memastikan perlengkapan peserta telah tersedia sebelum hari keberangkatan.
• Membantu proses registrasi dan briefing peserta sebelum keberangkatan.
• Memastikan kebutuhan administrasi dan perlengkapan untuk tour leader/muthawwif tersedia.

4. Koordinasi Operasional

• Berkoordinasi dengan tim Operasional, Ticketing, Tour Leader, Muthawwif, Transportasi, Hotel, dan vendor terkait.
• Menindaklanjuti kebutuhan operasional peserta selama proses persiapan perjalanan.
• Membantu menangani kebutuhan atau kendala administrasi peserta.
• Memastikan informasi perubahan jadwal atau kebutuhan perjalanan tersampaikan kepada pihak terkait.

5. Inventory & Perlengkapan

• Melakukan stock opname perlengkapan travel secara berkala.
• Mencatat barang masuk dan keluar.
• Menjaga ketersediaan perlengkapan sesuai kebutuhan keberangkatan.
• Melaporkan barang rusak, hilang, atau kekurangan stok.
• Menjaga penyimpanan perlengkapan agar rapi dan mudah ditemukan.

C. Kualifikasi

• Pendidikan minimal SMA/SMK/D3, diutamakan Administrasi, Manajemen, Pariwisata, atau bidang terkait.
• Pengalaman minimal 1–2 tahun sebagai Admin Operasional, Admin Travel, Admin Tour, atau posisi sejenis.
• Terbiasa melakukan administrasi dan pengolahan data peserta.
• Menguasai Microsoft Office/Google Workspace, terutama Excel/Google Sheets.
• Teliti, rapi, terorganisir, dan memiliki kemampuan follow-up yang baik.
• Mampu bekerja dengan target dan deadline keberangkatan.
• Mampu bekerja dalam situasi yang dinamis dan membutuhkan koordinasi banyak pihak.
• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
• Bersedia bekerja pada hari/weekend tertentu sesuai kebutuhan keberangkatan.