Admin Operasional & Penjualan

Deskripsi Pekerjaan

Bertanggung jawab atas kegiatan administrasi penjualan, pengelolaan piutang customer, pengendalian data barang dan stock, serta mendukung operasional kasir, gudang, dan aktivitas lapangan sesuai dengan standar operasional perusahaan.

Tanggung Jawab Utama

A. Administrasi Penjualan & Piutang

1. Mengelola dan menginput piutang customer melalui beberapa skema: UMKM, Faktur Penjualan, CLP
2. Mencatat pembayaran piutang customer dan menyusun laporan status penjualan.
3. Menginput laporan penjualan harian Sales sesuai format yang ditentukan.
4. Mempersiapkan dokumen penagihan untuk pengambilan pembayaran ke customer.

B. Administrasi Barang & Stock

1. Memeriksa dan mencocokkan keakuratan data barang antara Nota Penjualan, Surat Jalan, dan sistem.
2. Melakukan pengecekan kode barang dan stock sesuai permintaan departemen terkait.
3. Update dan monitoring stock barang showroom dan gudang.
4. Menginput dan mengelola: retur barang penjualan, retur konsinyasi.
5. Membuat dan menginput Surat Jalan konsinyasi, Surat Jalan Retur Konsinyasi, serta Bukti Titipan Barang Customer.
6. Mengelola proses penarikan barang titipan customer dengan persetujuan atasan dan pengecekan status pembayaran.

C. Administrasi Operasional & Gudang

1. Membuat Delivery Order (DO) permintaan barang ke Gudang Pusat sesuai SOP.
2. Mendistribusikan DO kepada pihak terkait (Administrasi Marketing dan Supervisor Gudang).
3. Mendukung proses pembelian barang sesuai kebutuhan operasional perusahaan.
4. Membantu pemesanan dan pemeriksaan barang ke supplier lokal apabila kasir berhalangan.

D. Administrasi Keuangan & Dokumen

1. Memeriksa dan memproses tagihan supplier sebelum diserahkan kepada atasan.
2. Menerima dan menginput kurs mata uang asing sebagai acuan penjualan harian.
3. Menyerahkan Giro dari atasan kepada kasir untuk keperluan pembayaran supplier.
4. Melakukan pengarsipan dokumen (Surat Jalan, Retur, perubahan kode barang) secara rapi, sistematis, dan aman.

E. Administrasi Operasional Lapangan

1. Membuat dan menginput laporan kerja Kolektor, Teknisi, dan Supir/Ekspedisi, termasuk grafik laporan menggunakan Microsoft Excel.
2. Menyusun dan mempersiapkan jadwal kerja harian Kolektor.
3. Melaporkan kepada atasan terkait jadwal kerja dan kekosongan aktivitas Kolektor.
4. Mempersiapkan dokumen, barang, dan slip setoran giro untuk keperluan setor ke bank.

F. Support Kasir & Front Office

1. Menggantikan kasir apabila berhalangan hadir atau saat jam istirahat.
2. Membantu menjaga area kasir saat dibutuhkan.
3. Memeriksa keakuratan data stock dan data customer pada Nota Penjualan sebelum diinput ke sistem.
4. Melaporkan kepada atasan apabila terdapat ketidaksesuaian data atau stock.

Kualifikasi

• Pendidikan minimal D3/S1
• Pengalaman minimal 2 tahun di administrasi operasional / penjualan
• Terbiasa mengelola data penjualan, piutang, dan stok barang
• Jujur, teliti, rapi, dan mampu bekerja dengan banyak proses administrasi
• Menguasai Microsoft Excel dasar–menengah
• Mampu bekerja mandiri maupun dalam tim