Admin Marketplace

Jobdesk Admin E-Commerce & Marketplace Operations

1. Operasional Marketplace Harian

•Mengelola operasional marketplace setiap hari (Shopee, TikTok Shop, dan Lazada).

•Memastikan seluruh pesanan masuk diproses dengan cepat dan akurat.

•Mencetak invoice, resi, dan dokumen pengiriman.

Memastikan pesanan dipacking sesuai SOP sebelum dikirim.

•Memastikan status pesanan selalu ter-update.

•Memantau pesanan yang tertunda, gagal kirim, atau bermasalah.

2. Pengelolaan Produk

•Upload produk baru beserta foto, video, deskripsi, dan variasi.

•Update harga produk.

•Mengatur stok produk agar sesuai dengan stok fisik.

•Mengaktifkan atau menonaktifkan produk sesuai kebutuhan.

•Membuat variasi produk, bundling, dan paket promo.

•Memastikan informasi produk selalu akurat.

3. Pengelolaan Retur & Refund

•Menangani seluruh proses retur barang pelanggan.

•Memverifikasi alasan retur sesuai kebijakan perusahaan dan marketplace.

•Berkomunikasi dengan pelanggan mengenai proses retur.

•Mengurus pengembalian dana (refund).

•Mengajukan komplain ke ekspedisi apabila barang rusak atau hilang.

•Mendokumentasikan seluruh kasus retur.

•Membuat laporan retur setiap minggu dan setiap bulan.

•Menganalisis penyebab retur agar tidak terulang kembali.

4. Customer Service Marketplace

•Membalas chat pelanggan dengan cepat, sopan, dan profesional.

•Menjawab pertanyaan mengenai produk.

•Memberikan rekomendasi produk kepada pelanggan.

•Menangani komplain pelanggan hingga selesai.

•Menjaga rating toko dan kepuasan pelanggan.

•Mengupayakan peningkatan ulasan positif.

5. Pengolahan Data Menggunakan Microsoft Excel

•Menguasai Microsoft Excel dengan baik.

•Menggunakan rumus seperti IF, SUM, SUMIF, COUNTIF, VLOOKUP/XLOOKUP, INDEX MATCH, FILTER, Pivot Table, dan Lookup.

•Membuat laporan penjualan harian.

•Membuat laporan marketplace.

•Mengolah data penjualan.

•Merekap retur.

•Melakukan pengecekan selisih stok.

•Mengolah data produk terlaris dan produk yang kurang laku.

6. Analisis Harga & Profit

•Menghitung Harga Pokok Penjualan (HPP).

•Menghitung margin keuntungan.

•Menghitung biaya admin marketplace.

•Menghitung biaya promosi.

•Menghitung biaya voucher.

•Menghitung biaya gratis ongkir.

•Menghitung biaya packing.

•Menghitung laba bersih setiap produk.

Memastikan setiap produk tetap menghasilkan keuntungan.

•Memberikan rekomendasi apabila terdapat produk yang merugi.

7. Monitoring Marketplace

•Memantau performa toko setiap hari.

•Memantau rating toko.

•Memantau performa chat.

•Memantau keterlambatan pengiriman.

•Memantau pembatalan pesanan.

•Memantau performa produk.

•Memantau stok yang hampir habis.

•Melaporkan kendala marketplace kepada atasan.

8. Penguasaan Artificial Intelligence (AI)

•Menggunakan ChatGPT, Gemini, Claude, atau AI lainnya untuk meningkatkan produktivitas.

•Menggunakan AI untuk membantu membuat deskripsi produk.

•Membuat balasan chat pelanggan yang lebih profesional.

•Membantu membuat SOP dan laporan.

•Membantu analisis data penjualan.

•Menggunakan AI untuk membantu membuat rumus Excel.

•Mengikuti perkembangan teknologi AI yang dapat meningkatkan efisiensi operasional marketplace.

9. Koordinasi Internal

•Berkoordinasi dengan tim packing mengenai pesanan.

•Berkoordinasi dengan bagian gudang mengenai stok.

•Berkoordinasi dengan bagian purchasing apabila stok mulai menipis.

•Melaporkan kendala operasional kepada atasan.

Membantu menjaga kelancaran operasional marketplace setiap hari.

Kualifikasi yang Dibutuhkan

•Minimal SMA/SMK, lebih disukai D3/S1.

Berpengalaman sebagai Admin Marketplace minimal 1 tahun.

•Menguasai Shopee, TikTok Shop, dan Lazada.

•Mahir menggunakan Microsoft Excel.

•Memahami perhitungan HPP, margin, laba rugi, dan biaya marketplace.

•Teliti, disiplin, cepat, dan bertanggung jawab.

•Memiliki kemampuan komunikasi yang baik.

•Mampu bekerja dengan target dan deadline.

•Mampu belajar serta memanfaatkan AI untuk meningkatkan produktivitas kerja.

•Memiliki kemampuan analitis dan numerik yang baik.

Target/KPI

•SLA pemrosesan pesanan ≥ 98%.

•Tingkat kesalahan pesanan ≤ 0,5%.

•Tingkat penyelesaian retur dan refund tepat waktu ≥ 95%.

•Akurasi stok marketplace ≥ 99%.

•Respons chat pelanggan sesuai standar marketplace.

•Seluruh laporan harian, mingguan, dan bulanan selesai tepat waktu.

•Tidak ada produk yang dijual di bawah HPP atau menyebabkan kerugian tanpa persetujuan atasan.

•Mampu mengusulkan minimal 2–3 ide perbaikan proses atau pemanfaatan AI setiap bulan untuk meningkatkan efisiensi operasional.