ADMIN KANTOR & SEKRETARIS

JOB DESCRIPTION

ADMIN KANTOR & SEKRETARIS

1. IDENTITAS JABATAN

Jabatan: Admin Kantor & Sekretaris

Perusahaan: Triage Investiga

Departemen: Administrasi & Sekretariat

Atasan Langsung: Direktur / Partner

Lokasi Kerja: Kantor Triage Investiga

2. TUJUAN JABATAN

Memberikan dukungan administratif dan kesekretariatan untuk memastikan seluruh kegiatan operasional Triage Investiga berjalan secara tertib, efektif, profesional, dan terdokumentasi dengan baik.

Posisi ini juga bertanggung jawab membantu koordinasi antara manajemen, investigator, analis, klien, vendor, dan pihak eksternal dengan tetap menjaga kerahasiaan, keamanan, serta integritas seluruh informasi dan dokumen perusahaan, khususnya yang berkaitan dengan kegiatan investigasi dan pekerjaan forensik.

3. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

A. Administrasi Kantor

• Mengelola administrasi umum kantor Triage Investiga.
• Melakukan pencatatan, penginputan, pengarsipan, dan pemeliharaan dokumen perusahaan.
• Mengelola dokumen fisik dan digital secara sistematis.
• Membuat dan mengelola surat-menyurat perusahaan.
• Membantu menyiapkan dokumen administrasi untuk kebutuhan internal maupun eksternal.
• Melakukan rekapitulasi data dan membuat laporan administrasi secara berkala.
• Mengelola kebutuhan ATK, perlengkapan kantor, dan kebutuhan operasional lainnya.
• Memantau ketersediaan perlengkapan dan mengajukan kebutuhan pengadaan kepada pihak yang berwenang.
• Membantu administrasi invoice, quotation, purchase order, kontrak, dan dokumen pendukung pekerjaan.
• Memastikan dokumen tersimpan sesuai sistem pengarsipan yang berlaku.

B. Administrasi Proyek / Penugasan Investigasi

• Membantu administrasi pembukaan dan penutupan setiap penugasan investigasi.
• Membuat dan memperbarui daftar penugasan/proyek yang sedang berjalan.
• Membantu menyiapkan dokumen administratif yang diperlukan investigator sebelum pelaksanaan pekerjaan.
• Mengatur dan mendokumentasikan jadwal kegiatan investigator.
• Membantu melakukan koordinasi jadwal antara investigator, klien, dan pihak terkait.
• Memastikan dokumen administrasi proyek tersedia bagi personel yang berwenang.
• Membantu melakukan monitoring kelengkapan dokumen proyek.
• Menyiapkan dokumen pendukung untuk kebutuhan laporan kepada klien sesuai arahan atasan.

C. Pengelolaan Dokumen & Kerahasiaan

• Menjaga kerahasiaan seluruh informasi perusahaan, klien, dan penugasan investigasi.
• Membatasi akses dokumen sesuai kewenangan yang telah ditetapkan.
• Tidak memberikan informasi mengenai klien, kasus, hasil investigasi, atau dokumen perusahaan kepada pihak yang tidak berwenang.
• Memastikan dokumen sensitif tidak ditinggalkan di tempat yang dapat diakses pihak yang tidak berkepentingan.
• Membantu memastikan sistem pengarsipan dokumen berjalan secara aman dan terkontrol.
• Melakukan pencatatan keluar-masuk dokumen penting apabila diperlukan.
• Segera melaporkan kehilangan, kerusakan, atau potensi kebocoran informasi kepada atasan.

D. Tugas Kesekretariatan

• Mengelola agenda dan jadwal Direktur/Manajemen.
• Menjadwalkan meeting dengan klien, investigator, partner, dan pihak eksternal.
• Menyiapkan kebutuhan rapat, termasuk ruang, dokumen, agenda, dan materi pendukung.
• Membuat notulen rapat dan mendistribusikannya kepada pihak yang berwenang.
• Mengingatkan manajemen mengenai agenda, meeting, deadline, dan kegiatan penting.
• Membantu menyiapkan surat, memo, presentasi, laporan, dan dokumen lainnya sesuai arahan manajemen.
• Mengelola komunikasi masuk dan keluar yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan.
• Menyaring dan meneruskan informasi kepada pihak yang tepat.

E. Komunikasi dengan Klien & Pihak Eksternal

• Menerima telepon, email, surat, dan komunikasi dari klien maupun pihak eksternal.
• Memberikan respons administratif secara profesional sesuai kewenangan.
• Menjadwalkan komunikasi atau pertemuan antara klien dengan tim Triage Investiga.
• Mencatat kebutuhan atau permintaan administratif dari klien dan meneruskannya kepada pihak terkait.
• Menjaga sikap profesional dan kerahasiaan dalam seluruh komunikasi.
• Tidak memberikan informasi substantif mengenai hasil investigasi atau kasus tanpa persetujuan pihak yang berwenang.

F. Operasional Kantor

• Memastikan kebutuhan operasional kantor tersedia dan terkontrol.
• Berkoordinasi dengan vendor, supplier, gedung, kurir, dan penyedia jasa lainnya.
• Mengatur kebutuhan perjalanan dinas investigator dan manajemen apabila diperlukan.
• Membantu pengaturan tiket, akomodasi, transportasi, dan kebutuhan perjalanan dinas.
• Mengatur penerimaan dan pengiriman dokumen/barang perusahaan.
• Membantu menjaga keteraturan dan kesiapan fasilitas kantor.

G. Dukungan kepada Tim Investigator

• Membantu kebutuhan administratif investigator sebelum, selama, dan setelah pelaksanaan penugasan.
• Membantu menyiapkan dokumen, formulir, surat tugas, dan kebutuhan administratif lainnya.
• Membantu koordinasi jadwal keberangkatan dan kegiatan lapangan.
• Membantu melakukan rekapitulasi administrasi penugasan.
• Memastikan dokumen yang harus dikembalikan ke kantor telah diterima dan diarsipkan sesuai prosedur.
• Tidak mengubah, menyalin, mendistribusikan, atau memberikan akses terhadap data/bukti investigasi tanpa kewenangan.

4. WEWENANG

• Mengelola administrasi kantor sesuai prosedur dan kewenangan yang diberikan.
• Mengatur agenda dan jadwal pimpinan sesuai arahan.
• Melakukan koordinasi administratif dengan investigator, klien, vendor, dan pihak terkait.
• Meminta kelengkapan dokumen administratif dari personel terkait.
• Mengakses dokumen perusahaan sesuai hak akses yang diberikan.
• Mengajukan kebutuhan operasional kantor kepada atasan.

5. BATASAN KEWENANGAN

• Admin Kantor & Sekretaris tidak berwenang untuk:
• Memberikan hasil atau kesimpulan investigasi kepada klien atau pihak lain tanpa persetujuan.
• Mengubah isi laporan investigasi atau dokumen forensik.
• Mengakses data/bukti investigasi di luar kewenangan.
• Menyalin, memindahkan, atau mendistribusikan data investigasi tanpa izin.
• Memberikan informasi mengenai kasus atau klien kepada pihak yang tidak berwenang.
• Membuat keputusan substantif terkait metode, hasil, atau kesimpulan investigasi.

6. KUALIFIKASI

• Pendidikan minimal D3/S1, diutamakan Administrasi, Sekretaris, Manajemen, atau bidang terkait.
• Pengalaman sebagai Admin, Secretary, Personal Assistant, atau posisi administrasi menjadi nilai tambah.
• Mampu menggunakan Microsoft Office/Google Workspace.
• Memiliki kemampuan administrasi dan pengarsipan yang baik.
• Memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang baik.
• Teliti, rapi, disiplin, dan mampu mengelola beberapa pekerjaan secara bersamaan.
• Mampu bekerja dengan deadline.
• Memiliki integritas dan mampu menjaga kerahasiaan.
• Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
• Memiliki kemampuan koordinasi yang baik.
• Memahami pentingnya keamanan informasi dan perlindungan data merupakan nilai tambah.

7. KOMPETENSI UTAMA

• Administrative Management
• Document & Records Management
• Scheduling & Coordination
• Communication Skills
• Confidentiality & Information Security Awareness
• Attention to Detail
• Time Management
• Problem Solving
• Professional Ethics
• Multitasking

8. KPI (KEY PERFORMANCE INDICATORS)

Kinerja Admin Kantor & Sekretaris dapat dinilai berdasarkan:

1. Ketepatan dan kerapian administrasi.
2. Ketepatan waktu penyelesaian tugas.
3. Akurasi data dan dokumen.
4. Keteraturan sistem pengarsipan.
5. Ketepatan pengelolaan agenda dan jadwal.
6. Kecepatan dan kualitas koordinasi.
7. Kelengkapan administrasi setiap penugasan.
8. Ketersediaan kebutuhan operasional kantor.
9. Kepatuhan terhadap prosedur kerahasiaan dan keamanan informasi.
10. Minimnya kesalahan administratif dan kehilangan dokumen.
11. Kepuasan manajemen dan tim terhadap dukungan administrasi.

9. ETIKA KERJA

Sebagai bagian dari Triage Investiga, Admin Kantor & Sekretaris wajib:

• Menjaga integritas dan profesionalisme.
• Menjaga kerahasiaan informasi perusahaan dan klien.
• Menghindari konflik kepentingan.
• Tidak menggunakan informasi perusahaan untuk kepentingan pribadi.
• Tidak membicarakan kasus atau informasi klien kepada pihak yang tidak berkepentingan.
• Mematuhi seluruh SOP, kebijakan keamanan informasi, dan instruksi manajemen.
• Melaporkan setiap potensi pelanggaran kerahasiaan, kehilangan dokumen, atau insiden keamanan kepada atasan.