Deskripsi pekerjaan ADMIN E-KATALOG ALAT KESEHATAN (ALKES) PT MITRA BAHAGIA CITRA MEDIKA
1. Administrasi E-Catalog (penerimaan pesanan hingga pengiriman)
a. Menanyakan ketersediaan Stock & ED ke admin gudang
b. Membuat PO Alat untuk diberikan ke admin gudang
c. Melakukan konfirmasi ketersediaan Stock & ED barang, menanyakan NPWP, alamat pengiriman dan kontak penerima barang ke Customer.
d. Apabila mendapatkan informasi dari admin teknisi ada beberapa pengganti spare part yang rusak dan alat masih garansi, cetak amplop dan list/excel untuk dibuatkan surat jalan.
e. Cetak amplop dan list/excel untuk dibuatkan surat jalan, apabila Amplop dan surat jalan turun di check ulang dengan list pengiriman sudah sesuai apa belum.
f. Jika siap kirim, mencari Expedisi terlebih dahulu untuk di bandingkan harga/tarif, estimasi kedatangan barang dan jadwal keberangkatan kapal/pesawat. Atau check di web site expedisinya.
g. Menjadwalkan pengiriman barang ke Expedisi dan gudang untuk di infokan pengambilan barang nya di gudang mana saja.
h. Untuk pengiriman wilayah jawa timur yang sekiranya akan menggunakan sopir atau sewa pick up/truck, harus melakukan konfirmasi terlebih dahulu ke Kepala admin untuk di jadwalkan pengirimannya
2. Melakukan follow-up Customer By WA (Apabila ada customer yang tanya mengenai E-Catalog).
3. Melakukan pemberkasan dokumen yang didapat dari email atau WA, diproses 1-2 hari tergantung ada beberapa customer yang minta di jilid atau copy beberapa rangkap.
4. Apabila sudah menerima faktur pajak di check di sistem LKPP apabila sudah ada surat pesanan sekalian dibuatkan pemberkasan juga.
5. Apabila terdapat berkas siap kirim disiapkan pengirimannya by Expedisi atau di titipkan sales yang keluar kota.
6. Setiap awal bulan melakukan cek resi dengan tagihan J&T
7. Menginfokan tagihan ke Customer atau ke sales yang memiliki jadwal luar untuk di bantu penagihan langsung ke Customer serta meminta bukti potongan PPN & PPH ke customer.
8. Mendata kiriman di excel (TGL Pengiriman, Nama Cust, Nama barang/alat, quantity, expedisi & biaya kirim).
9. Melakukan input riwayat pengiriman di sistem LKPP.
10. Menanyakan kiriman paket atau dokumen dan menginfokan ke expedisinya setiap siang.
11. Melakukan cek kiriman dokumen via Lion atau J&T dengan buku kiriman setiap sore.
12. Melakukan cek kedatangan pengiriman barang/alat ke Expedisi atau di Web Site.
13. Melakukan Input faktur (warna hijau) dan non PPN ke dalam kartu piutang
