Deskripsi pekerjaan Accounting and purchasing staff Archiola Raya Cipta
Tanggung Jawab Utama
1. Accounting / Finance Administration
- Melakukan pencatatan transaksi keuangan harian (cash in / cash out)
- Mengelola petty cash kantor dan proyek
- Membuat invoice kepada client sesuai progress atau termin pembayaran
- Monitoring piutang (accounts receivable) dan follow up pembayaran client
- Mengelola hutang vendor / supplier (accounts payable)
- Menyiapkan dokumen pembayaran supplier, subcontractor, dan operasional
- Rekonsiliasi bank bulanan
- Input transaksi ke software accounting / ERP
- Menyiapkan laporan keuangan dasar:
- cash flow report
- profit & loss summary
- accounts payable aging
- accounts receivable aging
- Kontrol bukti transaksi (invoice, receipt, PO, payment voucher)
- Koordinasi dengan external accountant / tax consultant untuk pajak
2. Purchasing / Procurement Administration
- Menerima material request dari project manager / site team
- Memastikan request sesuai budget dan approval
- Meminta quotation dari supplier/vendor
- Membandingkan harga, lead time, spesifikasi, dan terms pembayaran
- Membuat Purchase Request (PR)
- Membuat Purchase Order (PO)
- Follow up supplier untuk delivery schedule
- Koordinasi dengan site team terkait penerimaan material
- Tracking status pembelian (ordered / delivered / pending)
- Menjaga database supplier & vendor
- Negosiasi harga dasar untuk efisiensi cost
- Mengarsipkan seluruh dokumen procurement
3. Project Cost Control Support
- Tracking actual purchase vs budget proyek
- Alert jika pembelian mendekati / melebihi budget
- Membantu cost report untuk project manager
- Monitoring pembayaran subcontractor berdasarkan progress
4. Administrative Support
- Filing dokumen kontrak supplier / subcontractor
- Menyiapkan dokumen administrasi tender jika dibutuhkan
- Mengelola surat jalan / delivery note / invoice matching
- Menjaga kelengkapan dokumen audit trail
5. Skill yang Dibutuhkan
- Mengerti accounting dasar & cash flow management
- Paham proses purchasing / procurement
- Familiar dengan Excel / Google Sheets
- Familiar ERP / accounting software
- Detail oriented
- Negotiation skill
- Document management
- Time management
- Komunikasi baik dengan vendor & internal team
