Action Plan: Arti, Manfaat, Cara Membuat, dan Contoh-contohnya
Isi Artikel
Dewasa ini, supaya kualitas produktivitas kerja bisa meningkat, action plan adalah suatu hal yang akan kamu butuhkan.
Alat satu ini dijamin akan membuatmu lebih fokus ketika harus mengerjakan semua deadline dengan langkah-langkah yang lebih terstruktur.
Penggunaannya pun sebagai sebuah strategi atau pedoman kerja tidak terbatas untuk diri kita sendiri, lho.
Sebab, ia dapat diaplikasikan pada berbagai sektor di dunia profesional, seperti pada bidang marketing, bisnis, hingga manajemen proyek.
Nah, memangnya, apa yang dimaksud dengan sebuah action plan? Seperti apa cara membuat dan manfaat yang ia tawarkan?
Yuk, simak pemaparan lengkapnya yang sudah Glints ringkas untukmu di bawah ini!
Apa Itu Action Plan?
Melansir Creately, action plan adalah sebuah dokumen yang menjabarkan tugas-tugas yang perlu kamu selesaikan untuk meraih tujuan tertentu.
Dokumen ini memecah proses meraih tujuan tersebut menjadi tugas yang nantinya dapat ditindaklanjuti berdasarkan timeline tertentu.
Action plan yang baik juga akan menguraikan semua langkah yang perlu dilewati agar kamu bisa mencapai tujuan dengan efektif.
Ia pun akan membantumu untuk mencapai target secara efisien dengan menetapkan kerangka waktu, seperti tanggal mulai dan akhir, pada setiap langkah dalam proses.
Tergantung pada kebutuhan dan preferensi pengguna, kamu dapat memanfaatkannya untuk menetapkan satu atau beberapa tujuan secara sekaligus.
Bahkan, dokumen ini juga bisa digunakan pada situasi profesional yang lebih besar.
Sebagai contoh, dalam dunia project management, action plan dapat membantu pengguna untuk memantau jalannya produksi proyek.
Ia juga bisa dimanfaatkan sebagai alat untuk menentukan dan memantau karyawan yang harus bertanggung jawab dalam setiap tugas.
Hasilnya, proyek bisa terhindar dari keterlambatan atau kesalahan yang dapat menyebabkan kerugian.
Manfaat Action Plan
Beberapa manfaat utama dari action plan adalah sebagai berikut, baik untuk diri pribadi maupun bisnis sebagaimana dikutip dari Project Manager.
1. Membantu mencapai tujuan karier
Seperti yang sudah Glints paparkan, action plan bisa membantumu untuk mencapai tujuan karier dengan lebih efektif.
Dokumen ini juga bisa membantumu mempersiapkan diri menghadapi rintangan dan menyediakan kesempatan untuk introspeksi diri.
Ia akan mendorongmu untuk tetap berada di proses meraih tujuan dengan rencana tindakan yang efektif.
2. Membantu kelancaran project
Bila dirancang dengan baik, rencana ini juga bisa digunakan untuk keperluan tim yang lebih besar, seperti untuk project management atau departemen marketing.
Jika tidak ada plan, tim tidak memiliki arah yang jelas untuk mengatasi hambatan-hambatan yang terjadi selama pengerjaan project.
3. Membantu tim mencapai tujuan bersama
Dokumen yang satu ini juga sangat membantu perusahaan untuk menyatukan semua pekerja dengan satu tujuan yang konkret.
Setelah dituangkan ke dalam langkah-langkah yang detail, action plan juga menciptakan rasa kepemilikan dan akuntabilitas bagi seluruh anggota.
4. Menghindari miskomunikasi
Dengan adanya perencanaan ini, pemimpin dapat membangun konsensus dan kesepakatan bersama antara semua anggota tim.
Selain itu, ia juga dapat membantu menjelaskan tujuan dari masing-masing tugas. Diharapkan anggota tim tidak mengerjakan tugas hanya untuk menggugurkan kewajiban, tetapi tahu apa yang harus dicapai.
Deadline yang terdapat di action plan juga membantu memperjelas rentang waktu dengan langkah-langkah dan rekomendasi penting lainnya.
Cara Membuat Action Plan
Merancang action plan bisa menjadi sebuah hal yang cukup menantang. Khususnya bagi kamu yang baru terjun ke dunia profesional.
Akan tetapi, dokumen ini diperlukan untuk membuatmu tetap fokus dan meningkatkan kualitas kerja saat tekanan deadline mulai hadir.
Lalu, meskipun masing-masing dokumen memiliki kerangka waktu dan tugas yang berbeda, ia umumnya memiliki struktur dan jenis informasi yang serupa.
Sebagai contoh, walaupun kamu membuatnya untuk diri sendiri, strukturnya akan sama saat kamu merancang untuk tim marketing.
Nah, berikut ini adalah beberapa langkah jitu untuk merancang action plan yang bisa kamu ikuti.
1. Tentukan target atau tujuan
Saat membuat action plan, pastikan kamu dan tim tahu apa yang harus dicapai.
Jika tidak ditentukan dan dikomunikasikan bersama, bisa saja action tersebut dilakukan namun gagal mencapai tujuan yang seharusnya.
Jadi, pastikan semua tim memiliki pemahaman tentang tujuan bersama.
Selain meningkatkan motivasi, hal ini juga dapat membantumu memahami mengapa plan yang dibuat sangatlah penting untuk benar-benar dilaksanakan.
2. Gunakan metode SMART
Pertama-tama, kamu bisa memanfaatkan metode SMART saat membuat action plan.
Mengapa kamu perlu menggunakan metode ini? Sebab, ia bisa membantumu dalam membuat garis besar dan menetapkan tujuan yang tepat.
Berikut adalah cara memanfaatkan SMART saat kamu sedang membuat action plan.
- Specific: Di sini, tujuanmu harus didefinisikan dengan jelas. Misalnya, alih-alih ingin meningkatkan penjualan, tetapkan secara detail hasil yang ingin diraih.
- Measurable: Pastikan tujuanmu dapat diukur. Misalnya, cobalah membuat laporan penjualan mingguan atau bulanan untuk melacak progres.
- Attainable: Pastikan bahwa tujuanmu realistis dan akan membantumu untuk berkembang.
- Relevant: Tujuan yang ingin dicapai harus selalu relevan dengan kemampuan dan kebutuhanmu.
- Time-based: Sertakan waktu deadline untuk masing-masing tugas dan progres.
Contoh action plan yang menggunakan metode SMART adalah:
Membuat 3 sales dashboard baru yang terdiri dari sales conversion rate, sales representative, dan sales manager dashboard paling lambat tanggal 15 Januari 2023.
3. Ciptakan daftar tindakan
Berikutnya, kamu harus menyertakan daftar tindakan yang perlu kamu selesaikan di dalam action plan-mu.
Melansir Indeed, proses ini memerlukanmu untuk membagi tujuan utama menjadi tujuan-tujuan yang lebih kecil.
Dengan melakukan ini, kamu juga dapat membuat tujuan akhir tampak lebih ringan dan teratur.
Hasilnya, kamu pun bisa meraih progres tanpa merasakan beban apa pun.
Yang penting, pastikan bahwa daftar tindakanmu juga dapat dicapai dan berkaitan dengan kebutuhanmu.
4. Buat kerangka waktu dan deadline
Selanjutnya, hal yang harus kamu lakukan adalah untuk membuat kerangka waktu.
Sejatinya, sangatlah penting bagimu untuk membuat kerangka waktu yang dapat diikuti secara wajar.
Sebab, tujuan utama dari kerangka waktu adalah supaya kamu dapat mempertahankan semua progres secara konsisten.
Maka dari itu, sebelum membuat kerangka waktu, pertimbangkan kembali durasi yang kamu perlukan untuk tuntaskan masing-masing tugas.
5. Tentukan sumber daya
Jika mengelola proyek yang besar, kemungkinan kamu akan menugaskan pekerjaan ke sejumlah orang.
Maka dari itu, sebelum membuat action plan, nilai keterampilan dan kemampuan timmu terlebih dahulu.
Selanjutnya, tentukan di antara mereka yang paling memenuhi syarat untuk melakukan setiap tugas.
Kemudian, tuliskan siapa yang akan bertanggung jawab atas tujuan dan sumber daya yang dibutuhkan seperti uang, peralatan, dan personel.
6. Lacak progres
Terakhir, menurut Bit.ai, hal yang harus dilakukan dalam action plan adalah untuk melacak progresmu.
Dengan melakukan hal tersebut, kamu akan memiliki gagasan yang lebih jelas tentang kemajuan yang diraih.
Untuk melakukannya, tentukan langkah-langkah yang akan kamu gunakan untuk memantau kemajuan masing-masing tugas.
Lalu, putuskan mana yang dapat menjadi tonggak dari progres, seperti jumlah tugas yang diselesaikan.
Contoh Action Plan
Agar kamu tidak bingung, Glints sudah sediakan beberapa contoh action plan yang bisa kamu jadikan template.
Contoh-contoh ini juga dibuat dengan detail. Sehingga, kamu pun nanti bisa memanfaatkannya sesuai kebutuhanmu.
Nah, berikut adalah contoh-contoh action plan yang sudah Glints persiapkan untukmu.
1. Contoh untuk kebutuhan personal
2. Contoh untuk keperluan bisnis
3. Contoh untuk keperluan marketing
4. Contoh untuk keperluan project management
5. Contoh untuk keperluan social media campaign
Itulah pemaparan singkat Glints mengenai action plan, mulai dari definisi hingga contoh-contohnya.
Sederhananya, action plan adalah dokumen yang menjelaskan tugas-tugas yang perlu kamu selesaikan untuk meraih tujuan tertentu.
Ia bisa digunakan untuk keperluan personal maupun kebutuhan tim besar.
Dokumen ini sangatlah bermanfaat. Sebab, ia bisa mendorongmu untuk menggapai tujuan karier dengan lebih efektif.
Maka dari itu, sebelum terjun ke dunia profesional, pastikan kamu sudah mulai membuat dokumen satu ini, ya.
Dijamin, ia bisa membantumu untuk mencapai cita-cita karier sambil tingkatkan kualitas kerjamu.
Nah, selain penjelasan di atas, kamu bisa dapatkan ragam informasi serupa di kanal Produktivitas Glints Blog.
Di dalamnya, terdapat pembahasan mengenai istilah dan tips untuk tingkatkan produktivitas lainnya yang perlu kamu ketahui.
Menarik bukan? Jangan sampai ketinggalan informasi. Yuk, simak berbagai artikelnya sekarang juga!
