Antisipasi Masalah dalam Pelaksanaan Proyek, Lakukan Project Pre-Mortem

Diperbarui 23 Okt 2023 - Dibaca 7 mnt

Isi Artikel

    Dalam melaksanakan suatu proyek, kemungkinan gagal tentu selalu ada. Akan tetapi, tahap project pre-mortem adalah salah satu cara antisipasi kemungkinan buruk yang bisa terjadi.

    Bagian dari project management ini dilakukan sebelum proyek dimulai dan tentunya sangat penting.

    Tahapnya tidak sulit dan dapat disesuaikan untuk proyek apapun.

    Ingin tahu lebih lanjut mengenai project pre-mortem dan bagaimana cara melakukannya?

    Yuk, simak penjelasan Glints dalam artikel berikut ini!

    Baca Juga: 9 Tools untuk Menunjang Kerja Harian Product Manager

    Apa Itu Project Pre-Mortem?

    project pre-mortem adalah

    © Freepik.com

    Project pre-mortem adalah tahap di mana penyelenggara proyek membayangkan atau memperkirakan kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi ketika proyek berlangsung.

    Dengan begitu, kita bisa mengantisipasi jika ada hal buruk yang terjadi.

    Melansir Harvard Business Review, membayangkan kemungkinan yang bisa terjadi ketika suatu proyek dilangsungkan dapat meningkatkan kemampuan mengidentifikasi risiko dan alasannya sebanyak 30%.

    Dalam proses ini, semua anggota tim sebuah proyek harus bisa berasumsi apa saja risiko-risiko yang memiliki kemungkinan terjadi saat eksekusi.

    Kemudian, manajer atau pemimpin proyek akan juga menanyakan apa saja yang bisa menyebabkannya serta apa hal yang bisa dilakukan untuk menanggulangi masalah atau kegagalan tersebut.

    Pembahasan ini bisa dilakukan selama kurang lebih 90 menit atau selama yang dibutuhkan.

    Project pre-mortem merupakan proses yang bisa membantu tim menemukan celah masalah yang mungkin tidak dapat teridentifikasi dengan metode lain, misalnya risk analysis.

    Manfaat Melakukan Project Pre-Mortem

    project pre-mortem adalah

    © Freepik.com

    Mengutip Charles Stone, project pre-mortem adalah metode yang bisa meningkatkan kemungkinan sukses suatu proyek.

    Membayangkan dan memperkirakan risiko dengan metode hipotesis ini dapat melengkapi metode analisis lainnya.

    Dengan begitu, masalah yang mungkin tidak teridentifikasi sebelumnya bisa terlihat dengan melakukan pre-mortem.

    Tak hanya itu, melakukan pre-mortem juga memberikan kesempatan bagi semua anggota tim untuk berpendapat dan memberi saran.

    Hal ini bisa menumbuhkan rasa tanggung jawab lebih terhadap proyek yang sedang dijalankan.

    Namun, tentu project pre-mortem juga memiliki beberapa kekurangan.

    Menurut Judy McKimm di Research Gate, salah satu hal yang menjadi kekurangannya adalah kegiatan ini terkesan membuang waktu.

    Pasalnya, kita berandai-andai tentang kemungkinan yang belum tentu akan terjadi.

    Selain itu, mungkin juga ada biaya yang akan dikeluarkan untuk mengantisipasi masalah yang bisa saja tidak akan pernah terjadi.

    Baca Juga: 8 Skill yang Harus Dimiliki Product Manager untuk Karier Lebih Mantap

    Cara Melaksanakan Project Pre-Mortem

    premortem proyek

    © Freepik.com

    Menurut Project Manager, ada empat tahap untuk melakukan pre-mortem.

    Berikut ini adalah hal-hal yang perlu kamu lakukan agar project pre-mortem bisa dilaksanakan dengan baik:

    1. Persiapan

    Tahap ini merupakan waktu sebelum pertemuan pre-mortem dilakukan.

    Sebelum timmu dikumpulkan dalam proses pre-mortem, penting untuk memastikan bahwa semua orang telah memahami rencana proyek yang akan dilakukan.

    Kemudian, ketua tim atau pemimpin proyek dapat menyampaikan bahwa proyeknya gagal atau bertindak seakan-akan rencana tidak berlangsung sebagaimana mestinya.

    2. Pembahasan masalah

    Setelah menyampaikan bahwa proyeknya gagal, para anggota tim bisa diberikan waktu kurang lebih satu jam untuk melakukan brainstorming.

    Pada tahap ini, semua yang terlibat perlu memikirkan apa saja hal yang memungkinkan proyek tersebut gagal.

    Tanyakan satu per satu dan bebaskan mereka untuk berandai-andai tanpa batasan apapun.

    Tentunya, yang penting masih masuk akal.

    Lalu, jangan lupa catat semua gagasan yang disampaikan.

    3. Penyampaian alasan

    Tahap selanjutnya dalam project pre-mortem adalah menanyakan mengapa mereka berpikir bahwa alasan kegagalan tersebut mungkin terjadi.

    Tentu, hal ini pun perlu dicatat dengan baik.

    4. Review

    Tahap ini merupakan tahap akhir di mana manajer atau pemimpin proyek membaca kembali hal-hal yang disampaikan anggota tim.

    Kemudian, semua informasi tersebut akan dipertimbangkan untuk mengantisipasi kegagalan yang benar-benar mungkin terjadi pada proyek yang akan dilangsungkan.

    Setelah itu, proyek bisa dilaksanakan jika tim sudah siap mengantisipasi risiko-risiko yang sudah teridentifikasi pada proses pre-mortem.

    Baca Juga: Project Management Tools Terbaik untuk Memudahkan Pekerjaanmu

    Nah, itulah yang bisa Glints jelaskan soal project pre-mortem.

    Cukup menarik, kan, metode analisis risiko ini?

    Meskipun sederhana, ternyata ia bisa membuat kita menyadari banyak jenis risiko yang bisa jadi kendala atau penyebab gagal sebuah proyek.

    Untuk menjalankan proyek yang sukses, tentu ada banyak aspek lainnya yang juga perlu dipertimbangkan.

    Di luar hal ini, ada banyak skill penting lain dalam dunia manajemen proyek. Kamu bisa mendapatkannya dengan ikut Glints ExpertClass.

    Glints ExpertClass adalah kelas yang diisi para profesional. Di sana, mereka akan membagikan pemahaman dan pengalaman untuk membantumu meningkatkan skill.

    Menarik, kan? Tunggu apa lagi? Yuk, pilih kelasnya sekarang juga!

    Seberapa bermanfaat artikel ini?

    Klik salah satu bintang untuk menilai.

    Nilai rata-rata 0 / 5. Jumlah vote: 0

    Belum ada penilaian, jadi yang pertama menilai artikel ini.

    We are sorry that this post was not useful for you!

    Let us improve this post!

    Tell us how we can improve this post?


    Comments are closed.

    Artikel Terkait