7 Langkah Membalas Email Offering Letter secara Profesional
Isi Artikel
Jika sudah menerima offering letter dari perusahaan, maka tinggal selangkah lagi untuk mulai bekerja di kantor baru. Setelah mempertimbangkannya, sekarang kamu harus tahu cara membalas offering letter tersebut.
Dalam banyak kasus, penawaran kerja dilakukan langsung secara verbal lewat telepon. Kamu bisa langsung membalas tawaran tersebut selama panggilan berlangsung.
Namun kadang, pihak HRD akan mem-follow up penawaran tersebut lewat email untuk menguraikan tawarannya secara lebih jelas dan terinci.
Tidak usah bingung, Glints berikan tips dan trik cara membalas offering letter yang profesional di bawah ini.
7 Cara Membalas Offering Letter lewat Email
Pihak HRD biasanya memberi kamu waktu antara 24 jam hingga seminggu untuk merespons email tawaran kerja.
Namun, sebaiknya jangan menunda membalas email offering letter lebih dari satu hari jika kamu benar-benar yakin atas jawabanmu.
Nah, seperti apa cara membalas offering letter yang benar?
1. Ubah subjek email-nya
© Freepik.com
Jika kamu mendapat offering letter, cara yang paling baik untuk membalas tawarannya adalah dengan menjawab langsung di thread email tersebut.
Namun mengutip Indeed, ada baiknya jika kamu mengubah subjek email dengan tambahan keterangan jawabanmu.
Sebagai contoh:
Subjek email: Accepting [Job Title] Offering Letter at [Company Name]
Cara membalas ini dapat lebih cepat memberitahukan HRD mengenai keputusanmu, sehingga offering letter lebih cepat pula diprosesnya.
2. Singkat, padat, dan jelas
© Freepik.com
Cara membalas email offering letter harus singkat dan to the point. Namun meski suratnya pendek, ada empat aspek yang harus tercantum yaitu:
- Ucapan terima kasih atas penawaran.
- Balasan atas penawaran (menerima, menolak, atau butuh waktu berpikir lebih lama?).
- Persetujuan atas syarat dan ketentuan kerja (gaji, tunjangan, jumlah cuti, jabatan, dll.) jika menerima; plus poin-poin tambahan yang dinegosiasikan, jika ada.
- Tanggal mulai efektif bekerja.
3. Tunjukkan rasa terima kasih
© Freepik.com
Membalas email offering letter adalah cara kamu mengungkapkan terima kasih dan antusiasme atas kesempatan bekerja di perusahaan tersebut.
Berikut adalah contohnya:
- Thank you for offering me the position of [position name] with your company. (Terima kasih telah menawarkan saya posisi [nama posisi] di perusahaan Anda)
- I thank you for the opportunity, and I look forward to applying my skills to the position. (Terima kasih atas kesempatan ini dan saya menantikan untuk bisa mulai bekerja sebagai [nama posisi])
- I would like to thank you for offering me a position at your company. (Saya ingin berterima kasih telah menawarkan saya posisi di perusahaan Anda)
- Many thanks for offering the role of (title of the role) and your help throughout the process. (Terima kasih banyak atas tawaran bekerja sebagai [posisi] juga atas bantuan Anda selama proses ini)
- I want to thank you for offering me this exciting opportunity. (Saya ingin berterima kasih pada Anda telah menawarkan saya kesempatan yang menyenangkan ini).
Kamu juga dapat tuliskan sedikit tentang mengapa kamu sangat bersemangat untuk mulai bekerja di sana, dan aspek apa yang paling dinantikan dalam pekerjaan tersebut.
Sebagai contoh, kamu mungkin ingin menyampaikan keinginanmu membantu mendapatkan klien-klien baru.
4. Sampaikan apa jawabanmu
© Pexels.com
Jika kamu akan menerima tawaran tersebut setelah memahami syarat dan ketentuan yang tersebut, tulis pernyataan penerimaannya sejelas mungkin.
Merangkuma TheBalanceCareer, berikut adalah beberapa contoh kalimat yang bisa kamu jadikan inspirasi cara membalas offering letter:
- I’m thrilled to accept this job offer. I will be able to start to work on May 30 as we have agreed beforehand. (Saya senang menerima penawaran kerja ini. Saya bisa memulai kerja tanggal 30 Mei sesuai dengan kesepakatan yang sudah dibuat sebelumnya.)
- I am excited to accept the position of [position name] with your company. (Saya senang untuk menerima posisi [nama posisi] di perusahaan Anda.)
- I would be delighted to accept the role of (title of the role) within (the company) (Saya senang untuk menerima posisi [nama posisi] di perusahaan Anda.)
- I am eager to make positive contributions to the company and looking forward to starting working on May 30. (Saya sangat ingin membuat kontribusi positif untuk perusahaan dan tidak sabar untuk mulai bekerja tanggal 30 Mei)
- I have always wanted to work for your company. Therefore, I am thrilled to accept the offer. My start date will be May 30 as we discussed. (Saya selalu ingin bekerja di perusahaan Anda. Untuk itu, saya senang untuk menerima tawaran kerja ini. Saya akan mulai bekerja tanggal 30 Mei seperti yang telah kita diskusikan.)
5. Respons syarat dan ketentuannya
© Freepik.com
Isi dari offering letter umumnya adalah rincian mengenai jabatan dan deskripsi pekerjaan yang sebelumnya sudah dibahas.
Offering letter juga mencakup kondisi, syarat dan ketentuan, serta rincian keuntungan sebagai karyawan yang bekerja di sana.
Kamu boleh langsung menandatangani surat tawaran dan mengirimnya kembali apabila sudah setuju dengan semua syarat dan ketentuan yang tertulis.
Namun, pastikan email balasanmu menyertakan informasi kunci yang diperlukan untuk menekankan bahwa kamu memahami apa yang telah disepakati, terutama gaji, tunjangan, jumlah cuti, dan tanggal mulai bekerja.
Berikut adalah contoh template yang bisa kamu gunakan:
————
“I fully understand the terms of employment in the offer letter. As the offer letter displays and as we previously discussed on the phone, I accept the starting salary of (offered salary) and (benefit/another important point). As we have also discussed, I can start on (agreed start date).”
“Saya sepenuhnya memahami dan menerima syarat serta ketentuan kerja yang tertera dalam surat penawaran. Seperti yang telah kita diskusikan, saya menerima gaji sebesar (nominal gaji) dan (manfaat/poin penting lainnya). Saya bisa mulai bekerja pada (tanggal mulai yang disepakati).”
————
6. Perjelas atau ingatkan jika ada negosiasi
© Freepik.com
Jika ada bagian dari penawaran yang ingin kamu coba sesuaikan, ini adalah saatnya untuk meminta.
Ya. Kamu boleh membalas offering letter sebagai cara bernegosiasi untuk mengusulkan perubahan atau penyesuaian jika ada poin yang menurutmu kurang sreg.
Sebagai contoh, kamu bisa bernegosiasi untuk menyesuaikan tanggal mulai dan menjelaskan mengapa kamu perlu lebih banyak waktu untuk memproses kepindahan kerja.
Kamu juga bisa meminta kejelasan dari keuntungan yang mungkin tidak tertera atau belum dibicarakan sebelumnya.
Berikut contoh cara membalas email offering letter jika ingin bernegosiasi atau bertanya poin-poin yang kurang jelas:
————
“I understand the terms of offer. I am overall pleased with the conditions stated, but I think further negotiation is needed for certain conditions.”
“Saya mengerti dan puas dengan ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam surat penawaran. Akan tetapi, saya pikir negosiasi lebih lanjut dibutuhkan untuk poin-poin tertentu sebagai berikut:”
“I understand the terms of offer. However, I did not see any [benefit name] mentioned in the offer. I would like to know if this is included in my employment package.”
“Saya paham atas ketentuan-ketentuan penawarannya. Namun, saya tidak melihat [jenis tunjangan] disebutkan dalam penawarannya. Saya ingin tahu jika itu termasuk dalam tunjangan saya?”
————
Setelah mendapat balasan darimu, pihak HRD akan merevisi (jika dirasa perlu) dan mengirimkan versi surat yang baru untuk kamu tandatangani.
Bagian ini juga bisa kamu manfaatkan untuk kembali mengingatkan HRD atas syarat-syarat khusus yang telah dinegosiasikan sebelumnya secara verbal atau informal.
Sewaktu ditelepon, misalnya, kamu dan HRD menyetujui untuk mulai bekerja paruh waktu untuk 2 minggu pertama.
Nah, tekankan persyaratan khusus ini sebagai pengingat untuk memastikan semua berjalan lancar. Sampaikan juga rasa terima kasihmu atas pengertian mereka terhadap permintaan khusus ini.
7. Pastikan tidak ada salah ketik atau salah eja
© Freepik.com
Kamu tentu tidak ingin membuat perekrut jadi menarik kembali tawaran kerja itu karena cara membalas suratnya ceroboh atau tidak profesional.
Maka, selalu baca ulang draf email balasanmu sebelum mengirimnya.
Cek apakah ada salah ketik, salah eja, kata-kata yang kurang pas, sekaligus memastikan ejaan nama orang yang menawarkanmu pekerjaan sudah benar.
Contoh Cara Membalas Offering Letter
1. Bahasa Indonesia
© Glints
2. Bahasa Inggris
© Glints
Itulah cara-cara yang bisa membuat email balasanmu jadi lebih profesional.
Sudah siap untuk direkrut perusahaan top? Yuk, lihat berbagai lowongan kerja terbaru di Glints!
Alhasil, perusahaan pun akan merasa lebih percaya padamu dan semakin yakin kalau kamu orang yang tepat untuk mengisi posisi tersebut.
Nah, bila kamu sudah menjadi “anak baru” di kantor, kamu tetap harus mengetahu tips dan trik untuk menjalani masa-masa di kantor baru.
Informasi tersebut dapat kamu terima dengan berlangganan newsletter mingguan dari Glints, yang akan dikirim langsung ke inbox-mu.
Selain itu, kamu pun dapat mengakses forum tanya jawab Glints Komunitas, yang akan mempertemukanmu dengan sesama pengguna Glints dan profesional di dunia kerja.
Tunggu apa lagi? Yuk, daftarkan akun profesionalmu di Glints, sekarang juga!
