Job description for Wedding Planner & Event Coordinator at Kolam Renang Tasa
Kualifikasi:
- Pendidikan minimal D3/S1 diutamakan.
- Memiliki pengalama minimal 3 tahun di bidang wedding planner, event coordinator, maupun hospitality.
- Memahami penyusunan LPJ (Laporan Pertanggungjawaban) dan RAB (Rancangan Anggaran Biaya).
- Memahami alur pelaksanaan acara, khususnya wedding, corporate event, dan private event.
- Mampu berkomunikasi negosiasi, dan koordinasi yang baik dengan baik dengan klien, vendor, tim internal, dan pihak eksternal.
- Mampu menyusun rundown, checklist kebutuhan acara, dan melakukan koordinasi teknis.
- Mampu menangani beberapa pekerjaan/event secara bersamaan.
- Kreatif, detail, cekatan, bertanggung jawab, dan mampu bekerja dengan target/deadline.
- Bersedia bekerja dengan sistem shift dan pada weekend/libur nasional sesuai kebutuhan event.
- Mampu menggunakan Microsoft Office/Google Workspace untuk administrasi dan laporan.
- Memiliki kemampuan problem solving yang baik dan menjaga profesionalisme saat berada disituasi tertentu.
- Memiliki penampilan rapi, profesional, ramah, dan memiliki service-oriented attitude.
Jobdesk:
- Menjadi PIC utama dalam perencanaan dan pelaksanaan wedding maupun event dari tahap persiapan hingga acara selesai.
- Mengelola proses event, terutama Wedding, secara menyeluruh mulai dari after-sales, perencanaan, koordinasi, implementasi, hingga post-event, termasuk memastikan kualitas pelaksanaan event berjalan optimal dan melakukan perbaikan berkelanjutan.
- Melakukan koordinasi dengan seluruh pihak yang terlibat, seperti client, vendor, WO parttime, dekorator, catering, entertainment, MC, fotografer, Staff keuangan ,staff pengadaan, dan tim internal terkait setup, loading, dekorasi, catering, seating arrangement, sound system, dan kebutuhan venue.
- Memahami dan melakukan penyusunan LPJ (Laporan Pertanggungjawaban seperti laporan keuangan akhir, rekapitulasi pembayaran vendor, serta pengembalian sisa dana atau pelunasan pasca-acara) dan RAB (Rancangan Anggaran Biaya), termasuk evaluasi, kendala, dokumentasi, dan rekomendasi improvement.
- Melakukan briefing (H-1 minggu) kepada tim sebelum event dan memastikan setiap anggota memahami tugas serta tanggung jawabnya.
- Menangani perubahan atau kendala yang terjadi selama event dengan cepat dan memberikan solusi yang tepat.
- Mampu menjaga profesionalisme, tetap tenang dan berpikir jernih dalam situasi bertekanan yang tinggi.
- Memastikan penggunaan fasilitas dan perlengkapan venue sesuai ketentuan serta meminimalkan risiko kerusakan/kehilangan.Melakukan pengecekan akhir setelah acara dan memastikan venue dikembalikan dalam kondisi baik.
