Virtual Assistant Marketing Operations

Virtual Assistant – Marketing Operations

Melapor kepada: Growth Marketing & Brand Communication Officer, Performance Marketing Specialist, Vice President of Marketing, CEO

Lokasi: Remote

Status: Part-time (4 hours/ day)

Deskripsi Pekerjaan

Virtual Assistant – Marketing Operations bertanggung jawab memberikan dukungan operasional kepada tim Marketing agar seluruh aktivitas pemasaran berjalan dengan efektif, terorganisir, dan tepat waktu. Posisi ini berperan dalam koordinasi proyek, administrasi pemasaran, pengelolaan data, hingga memastikan setiap aktivitas marketing terdokumentasi dengan baik.

Posisi ini cocok bagi individu yang teliti, proaktif, memiliki kemampuan koordinasi yang baik, serta mampu bekerja secara mandiri dalam lingkungan kerja yang dinamis. Kandidat juga diharapkan memiliki fleksibilitas waktu dan mampu menyesuaikan jam kerja dengan kebutuhan operasional perusahaan.

Tanggung Jawab Utama

1. Data Digital Marketing

• Mencatat, memperbarui, dan memonitor data performa digital marketing harian, mingguan, dan bulanan, termasuk website metrics, digital marketing metrics, dan organic marketing metrics.
• Menyusun laporan OKR dan dashboard digital marketing dari berbagai channel (website, media sosial, marketplace, email marketing, dan iklan digital).
• Memastikan akurasi data serta menyediakan laporan sebagai dasar evaluasi performa campaign dan pengambilan keputusan.
• Berkoordinasi dengan tim Marketing untuk memastikan kelengkapan dan ketepatan data digital marketing.

2. Administrasi Marketplace & Consignment

• Mengelola administrasi operasional marketplace dan kerja sama consignment.
• Melakukan upload dan pembaruan katalog produk, harga, stok, promosi, voucher, dan campaign di marketplace.
• Memantau pesanan masuk serta memastikan proses order, pengiriman, dan replenishment stok berjalan sesuai SLA.
• Memastikan akurasi data produk, stok, dan penjualan di marketplace maupun mitra consignment.
• Menyiapkan dan mengelola dokumen administrasi, seperti PO, DO, invoice, serta dokumen pendukung kerja sama consignment.
• Melakukan pencatatan dan rekonsiliasi stok (masuk, terjual, retur, dan stok akhir) serta data penjualan secara berkala.
• Berkoordinasi dengan tim Sales, Finance, Warehouse, dan mitra consignment terkait pengiriman, penagihan, retur, dan operasional.
• Menyusun laporan penjualan dan performa marketplace serta consignment sebagai bahan evaluasi dan pengambilan keputusan.

3. Dukungan Content & Digital Marketing

• Menjadwalkan posting media sosial melalui platform yang digunakan perusahaan.
• Berkoordinasi dengan desainer, fotografer, videografer, copywriter, maupun vendor kreatif.
• Mengelola database aset digital (foto, video, logo, katalog, dan materi promosi).
• Membantu upload konten ke website atau platform digital perusahaan.

4. Database Management

• Mengelola mailing list untuk kebutuhan email marketing.

5. Administrasi Marketing

• Menyiapkan dokumen, presentasi, dan kebutuhan administrasi tim marketing.
• Menyusun notulen meeting serta memastikan tindak lanjut setiap meeting terlaksana.
• Mengelola arsip digital, SOP, dan dokumen marketing.
• Membantu proses administrasi pembelian, invoice, dan kebutuhan operasional marketing.

Kualifikasi

• Pendidikan minimal D3/S1 di bidang Marketing, Komunikasi, Administrasi Bisnis, atau jurusan terkait.
• Memiliki pengalaman minimal 3 tahun sebagai Virtual Assistant, Marketing Assistant, Marketing Coordinator, atau posisi administratif sejenis.
• Mampu bekerja secara mandiri dan memiliki inisiatif tinggi.
• Teliti, rapi, dan memiliki kemampuan organisasi yang baik.
• Memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang baik dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
• Mampu bekerja dengan banyak prioritas secara bersamaan.

Kemampuan Teknis

Diutamakan memiliki pengalaman menggunakan:

• Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Drive)
• Microsoft Office
• Canva
• Trello, ClickUp, Asana, atau platform manajemen proyek lainnya
• Qontak, atau CRM lainnya
• Meta Business Suite
• LinkedIn
• Mailchimp, Zoho, atau platform Email Marketing
• ChatGPT, Claude atau AI Productivity Tools
• Wordpress