Job description for Tender Administrator at Regulus Group
TENDER ADMINISTRATOR
Be part of our team client and contribute to impactful projects in the Oil & Gas, EPC, Petrochemical, and Industrial sector.
Work on Challenging Projects | Collaborative Team Environment | Career Development | Make a Real Impact
JOB DESCRIPTION
- Memonitor portal, email, dan undangan tender serta mencatat peluang ke dalam Tender Register atau Bid List.
- Mereview invitation to bid, instruction to bidder, scope, schedule, commercial requirement, technical requirement, administrative requirement, dan attachment terkait.
- Menyusun compliance matrix, tender checklist, responsibility matrix, bid schedule, dan daftar clarification.
- Menggunakan portal CIFD dan Smart GEP untuk mencari peluang, mengunduh dokumen, registrasi vendor, dan mengikuti proses tender sesuai ketentuan.
- Mengkoordinasikan dokumen legal seperti NIB, NPWP, akta, SK Kemenkumham, sertifikat ISO, izin, dan dokumen lain sesuai persyaratan tender.
- Mengkoordinasikan input teknis dengan Engineering, Project, HSE, Procurement, dan fungsi terkait.
- Mengkoordinasikan input komersial dengan Sales, Finance, Tax, Procurement, dan Management sesuai authority dan approval matrix.
- Memastikan quotation, proposal, form, declaration, bid bond, bank guarantee, atau dokumen komersial lain menggunakan versi dan approval yang benar.
- Mengelola vendor registration, prequalification, portal data, renewal, dan evidence sesuai penugasan.
- Menyiapkan, memeriksa, mengunggah, mengirim, dan mendokumentasikan tender submission sesuai format, channel, dan deadline.
- Mencatat clarification, addendum, meeting decision, perubahan requirement, dan dampaknya terhadap dokumen atau jadwal.
- Menjaga kerahasiaan harga, strategi, password portal, client document, dan internal approval.
- Menyusun laporan status tender, hasil tender, open issue, lesson learned, dan arsip close-out.
REQUIREMENTS
Pria, usia 26 - 35 tahun.
- Pendidikan minimal D3/S1 di bidang Administrasi Bisnis, Teknik, Supply Chain, Procurement, atau bidang relevan.
- Minimal 5 tahun pengalaman dalam administrasi tender/procurement, khususnya di industri Oil & Gas, EPC, Petrochemical, atau Industrial.
- Memahami proses tender, vendor registration, prequalification, dan commercial documentation.
- Pengalaman menggunakan portal CIFD dan Smart GEP menjadi nilai tambah.
- Mahir menggunakan Microsoft Office (terutama Excel).
- Mampu berkomunikasi dalam Bahasa Inggris (tulis dan lisan).
- Memahami pekerjaan electrical dan mechanical di Oil & Gas.
- Terorganisir, teliti, dan mampu mengelola beberapa deadline secara bersamaan.
KEY SKILLS
- Excel (Advanced)
- Checklist Compliance
- Contract Review
- Perhitungan TKDN
- Bahasa Inggris WAJIB
- Memahami pekerjaan Electrical & Mechanical di Oil & Gas
