Job description for Tenant Relation Officer at JAKARTA GLOBAL SERVICES
JOB DESCRIPTION
- TENANT RELATION OFFICER (TRO)
- Departemen: Tenant Relation / Building Management
- Divisi: Operational Management
- Lokasi Kerja: Hunian Apartemen
- Atasan Langsung: Tenant Relation Supervisor / Building Manager
- Bawahan Langsung: Tidak ada
TUJUAN JABATAN (JOB PURPOSE)
Tenant Relation Officer bertanggung jawab memberikan pelayanan, membangun hubungan yang baik, serta menjaga kepuasan penghuni apartemen melalui komunikasi yang efektif, penanganan keluhan, pemberian informasi, dan koordinasi dengan seluruh departemen terkait.
TRO menjadi garda terdepan Building Management dalam menciptakan kenyamanan, keamanan, ketertiban, dan kualitas pelayanan kepada penghuni apartemen.
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB UTAMA
A. Pelayanan dan Hubungan dengan Penghuni (Tenant Service)
1. Memberikan pelayanan informasi kepada penghuni terkait fasilitas, peraturan, kebijakan, dan prosedur operasional apartemen.
2. Menyambut dan melayani penghuni maupun tamu dengan ramah, sopan, profesional, dan responsif.
3. Menjadi pusat komunikasi antara penghuni dengan pihak Building Management.
4. Memberikan informasi mengenai jam operasional fasilitas umum apartemen.
5. Memberikan penjelasan mengenai tata tertib dan ketentuan yang berlaku di lingkungan apartemen.
6. Membantu penghuni dalam proses administrasi yang berkaitan dengan pelayanan Building Management.
7. Menjaga hubungan komunikasi yang harmonis antara penghuni, pemilik unit, penyewa, dan pengelola apartemen.
8. Menindaklanjuti kebutuhan pelayanan penghuni sampai mendapatkan penyelesaian.
B. Penanganan Keluhan Penghuni (Complaint Handling)
1. Menerima seluruh laporan dan keluhan penghuni, baik secara langsung, telepon, WhatsApp, email, maupun media komunikasi lainnya.
2. Mencatat setiap keluhan ke dalam sistem atau buku laporan pengaduan.
3. Mengidentifikasi jenis dan tingkat urgensi keluhan.
4. Melakukan koordinasi dengan departemen terkait untuk proses penyelesaian keluhan.
5. Memastikan setiap keluhan mendapatkan tindak lanjut sesuai standar waktu pelayanan (Service Level Agreement/SLA).
6. Melakukan monitoring terhadap pekerjaan teknisi atau departemen terkait sampai keluhan dinyatakan selesai.
7. Memberikan informasi perkembangan penyelesaian keluhan kepada penghuni.
8. Melakukan konfirmasi kepada penghuni setelah pekerjaan selesai.
9. Menangani keluhan yang berulang dengan melakukan evaluasi dan koordinasi bersama departemen terkait.
10. Melakukan eskalasi kepada atasan apabila keluhan tidak dapat diselesaikan pada tingkat TRO.
11. Membuat laporan keluhan yang belum terselesaikan (Outstanding Complaint).
C. Koordinasi dengan Departemen Operasional
1. Berkoordinasi dengan Engineering terkait kerusakan fasilitas, instalasi listrik, air, AC, lift, plumbing, dan peralatan gedung.
2. Berkoordinasi dengan Housekeeping terkait kebersihan area publik, koridor, lobby, toilet umum, dan fasilitas bersama.
3. Berkoordinasi dengan Security terkait keamanan, ketertiban, kehilangan barang, gangguan penghuni, dan pelanggaran tata tertib.
4. Berkoordinasi dengan Parking Management terkait permasalahan parkir kendaraan penghuni.
5. Berkoordinasi dengan departemen Finance terkait informasi tagihan IPL, pembayaran, tunggakan, dan administrasi keuangan penghuni sesuai kewenangan.
6. Berkoordinasi dengan departemen Building Management terkait kebijakan operasional dan pelayanan penghuni.
7. Memastikan seluruh informasi yang disampaikan kepada penghuni sesuai dengan kebijakan resmi pengelola.
D. Administrasi dan Data Penghuni
1. Melakukan pembaruan data penghuni sesuai prosedur yang berlaku.
2. Membantu proses administrasi penghuni baru (Move In).
3. Membantu proses administrasi penghuni yang akan meninggalkan apartemen (Move Out).
4. Melakukan pencatatan data pemilik unit dan penyewa.
5. Membantu proses pendaftaran kartu akses penghuni sesuai ketentuan.
6. Mengelola administrasi permohonan renovasi unit dan memastikan dokumen persyaratan lengkap sebelum diteruskan kepada departemen terkait.
7. Membantu administrasi izin kerja vendor atau kontraktor yang masuk ke lingkungan apartemen.
8. Mengelola dokumen dan arsip yang berkaitan dengan pelayanan penghuni.
9. Menjaga kerahasiaan informasi dan data pribadi penghuni.
10. Memastikan seluruh dokumen pelayanan tersimpan dengan baik dan mudah ditelusuri.
E. Sosialisasi Peraturan dan Tata Tertib Apartemen
1. Memberikan sosialisasi mengenai peraturan dan tata tertib hunian apartemen.
2. Menginformasikan kebijakan terbaru dari Building Management kepada penghuni.
3. Memberikan edukasi mengenai penggunaan fasilitas bersama.
4. Mengingatkan penghuni mengenai ketentuan renovasi, kebersihan, keamanan, dan ketertiban.
5. Menindaklanjuti laporan pelanggaran tata tertib dengan berkoordinasi bersama Security dan departemen terkait.
6. Membantu menyampaikan pemberitahuan mengenai pekerjaan pemeliharaan gedung, pemadaman listrik, gangguan air, dan kegiatan operasional lainnya.
7. Memastikan informasi yang disampaikan tidak bertentangan dengan peraturan pengelolaan apartemen.
F. Monitoring Fasilitas dan Area Hunian
1. Melakukan pemeriksaan visual secara berkala terhadap area publik apartemen.
2. Memastikan kebersihan dan kerapian lobby, koridor, lift, dan area fasilitas bersama.
3. Memantau kondisi fasilitas umum dan melaporkan apabila ditemukan kerusakan.
4. Memastikan fasilitas yang digunakan penghuni berfungsi sebagaimana mestinya.
5. Melaporkan kondisi lingkungan yang berpotensi mengganggu kenyamanan penghuni.
6. Melakukan koordinasi dengan departemen terkait untuk tindakan perbaikan.
7. Memastikan informasi mengenai fasilitas yang sedang tidak dapat digunakan tersampaikan kepada penghuni.
G. Komunikasi dan Informasi kepada Penghuni
1. Membuat dan menyampaikan pemberitahuan resmi kepada penghuni.
2. Menyampaikan informasi mengenai kegiatan operasional dan pemeliharaan gedung.
3. Menginformasikan perubahan kebijakan pelayanan dan penggunaan fasilitas.
4. Mengelola komunikasi melalui grup WhatsApp atau media komunikasi resmi apartemen sesuai kewenangan.
5. Menjaga bahasa komunikasi agar tetap profesional dan tidak menimbulkan kesalahpahaman.
6. Menangani pertanyaan dan permintaan informasi penghuni secara akurat.
7. Menjaga citra positif Building Management di mata penghuni.
H. Penanganan Kondisi Darurat
1. Menerima dan meneruskan laporan keadaan darurat dari penghuni.
2. Segera menghubungi Security, Engineering, atau tim tanggap darurat sesuai jenis kejadian.
3. Membantu penyampaian informasi kepada penghuni apabila terjadi keadaan darurat.
4. Membantu proses komunikasi dan koordinasi selama penanganan keadaan darurat.
5. Membuat laporan kejadian dan kronologi setelah kondisi terkendali.
6. Memastikan setiap laporan kejadian diteruskan kepada atasan.
KUALKIFIKASI
- Pria
- 28 sd 35 Tahun
- Sehat Jasmani & Rohani
- Tingkat Pendidikan Minimal D3 ( segala jurusan )
- Memiliki Kemampuan Komunikasi Yang Baik
- Tanggung Jawab & Jujur Dalam Bekerja
- Senang Bersosialisasi & Aktif Dalam Kegiatan Sosial
- Berpengalaman Dalam Event, Komunitas dan Sosial
- Berpengalaman Tenant Relation Officer Apartemen ( 2-3 Tahun )
- Cepat dan Tepat Dalam Menggunakan Microsoft Office
- Domisili Jakarta Utara ( Wajib )
