Job description for Supervisor General Affair at KGG
Supervisor GA (Building & Asset Management)
Departemen: General Affairs
Laporan Kepada: GA Manager
Tujuan Jabatan: Mengawasi dan mengoptimalkan operasional fasilitas studio secara keseluruhan, memimpin strategi pengelolaan aset bernilai tinggi (perangkat IT high-spec, lisensi software, hingga material library eksklusif), serta memastikan seluruh standar K3 (HSE), efisiensi biaya, dan kepatuhan hukum gedung berjalan sesuai dengan standar kualitas tinggi perusahaan.
Tanggung Jawab Utama
1. Building & Facility Management
- High-Standard Maintenance: Mengawasi pelaksanaan pemeliharaan preventif dan korektif fasilitas studio (gedung, area showroom, ruang klien) agar senantiasa mencerminkan citra brand arsitektur dan interior mewah.
- Vendor & Contract Leadership: Memimpin proses negosiasi, evaluasi performa, dan pengelolaan kontrak kerja sama dengan pihak ketiga (vendor cleaning service, keamanan, MEP, maintenance lift, hingga penyedia infrastruktur jaringan).
- Space Optimization & Studio Aesthetics: Berkolaborasi dengan tim desain internal untuk mengevaluasi tata letak ruang (space planning) agar efisien, ergonomis, dan selaras dengan filosofi desain kantor.
- HSE & Studio Security Oversight: Memastikan sistem pengamanan aset fisik, kerahasiaan data proyek klien, serta sistem proteksi kebakaran/darurat (CCTV, akses kontrol biometrik/kartu, APAR) berfungsi tanpa cela.
2. Advanced Asset & Inventory Control
- High-End Hardware Governance: Bertanggung jawab atas siklus hidup aset teknologi krusial (PC High-Spec Rendering, Printer Plotter besar, VR Gear, Scanner 3D) mulai dari pengadaan, pemeliharaan, hingga peremajaan.
- Software Compliance & License Audit: Memastikan seluruh lisensi software desain arsitektur dan interior (AutoCAD, Revit, SketchUp, V-Ray, Rhino, Adobe Suite, dll.) legal, terbarukan, dan terhindar dari risiko hukum maupun gangguan operasional.
- Exclusive Sample Library Strategy: Mengawasi sistem manajemen ruang Material Library (katalog kain mewah, marmer impor, HPL, kayu, dan finishing khusus) agar terorganisir, mudah diakses oleh tim desainer, serta selalu diperbarui dengan tren material global terbaru.
- Systemized Auditing: Memimpin audit inventaris berkala, kodifikasi (tagging berbasis sistem), serta mitigasi risiko atas potensi kehilangan atau kerusakan aset.
3. Procurement, Budgeting & General Admin
- Operational Budgeting: Menyusun, mengelola, dan mengontrol anggaran operasional bulanan serta tahunan departemen GA, memastikan cost efficiency tercapai tanpa mengorbankan kualitas fasilitas.
- Vendor & Procurement Management: Menyetujui dan mengawasi pengadaan material khusus maket, perlengkapan studio, serta kebutuhan operasional skala menengah-besar.
- Building Legal & Compliance: Memastikan seluruh dokumen legalitas dan perizinan gedung (IMB/PBG, domisili, izin lingkungan, kelayakan operasional) senantiasa valid dan patuh pada regulasi pemerintah terbaru.
- Team Leadership & Mentorship: Membimbing dan mengevaluasi kinerja staf GA di bawah koordinasinya untuk memastikan response time penanganan masalah fasilitas maksimal 1x24 jam.
Kualifikasi yang Dibutuhkan:
- Laki-Laki usia 27 s/d 40 th
- Pendidikan: Min. S1 Teknik Sipil, Arsitektur, Manajemen Fasilitas, atau Hukum/Manajemen Bisnis.
- Pengalaman: Min. 5 tahun di bidang General Affairs atau Building Management, dengan pengalaman minimal 2 tahun di posisi Supervisory. Pengalaman bekerja di studio arsitektur, interior design consultant, agensi kreatif berskala menengah-atas, atau creative coworking space kelas premium akan menjadi nilai tambah utama.
- Pemahaman Teknis:
- Menguasai sistem MEP (Mechanical, Electrical, Plumbing), tata udara (HVAC), dan struktur bangunan secara komprehensif.
- Memahami karakteristik ekosistem kerja industri kreatif/arsitektur (kebutuhan render hardware tinggi, manajemen file besar, dan ekosistem software desain).
- Keterampilan & Hard Skills:
- Mahir mengoperasikan software manajemen aset/inventaris dan mahir menggunakan MS Excel (lanjut) untuk analisis data operasional & anggaran.
- Memiliki kemampuan negosiasi tingkat lanjut (advanced negotiation skills) dalam pengelolaan kontrak vendor dan efisiensi biaya (cost-saving).
- Kemampuan kepemimpinan (leadership), manajemen proyek operasional, dan problem-solving yang kuat.
Placement : Surabaya Pusat
