Job description for Student Advisor at DVSCHULE
Tujuan posisi:
Menjadi PIC utama untuk pendampingan siswa Diagma dan komunikasi dengan orang tua, mulai dari proses persiapan keberangkatan di Indonesia hingga siswa sudah berada di Jerman.
Tanggung jawab utama:
- Menjadi PIC komunikasi siswa dan orang tua terkait progress program.
- Memberikan update berkala kepada orang tua mengenai perkembangan siswa.
- Mendampingi dan memonitor proses visa, termasuk checklist dokumen, appointment, kelengkapan berkas, dan follow-up.
- Memastikan kesiapan siswa sebelum keberangkatan: visa, kontrak, asuransi, tiket, akomodasi, dokumen, dan kebutuhan administrasi lainnya.
- Melakukan pre-departure briefing kepada siswa dan orang tua.
- Mendampingi siswa yang sudah berada di Jerman, terutama terkait administrasi awal seperti Anmeldung, Aufenthaltstitel, Krankenkasse, bank, dan kebutuhan administratif lainnya.
- Menjadi first point of contact apabila siswa mengalami kendala di Jerman dan mengkoordinasikan penyelesaiannya dengan divisi/partner terkait.
- Monitoring kondisi dan progress siswa setelah keberangkatan serta melakukan follow-up secara berkala.
- Menjaga database/status setiap siswa agar jelas: apa yang sudah selesai, pending, deadline, dan next action.
- Berkoordinasi dengan tim Bewerben, Akademik, International Business/Partner, Finance, dan manajemen.
- Menangani pertanyaan/complaint orang tua secara profesional dan melakukan eskalasi jika masalah membutuhkan keputusan manajemen.
- Membuat weekly student progress & issue report.
Kualifikasi
- Minimal S1, jurusan fleksibel.
- Sangat komunikatif dan nyaman berhadapan dengan siswa maupun orang tua.
- Strong administrative & organizational skills.
- Teliti dalam mengelola dokumen, deadline, dan database.
- Mampu menangani beberapa case siswa sekaligus.
- Proaktif melakukan follow-up, bukan menunggu instruksi.
- Mampu menangani complaint/problem dengan tenang dan profesional.
- Bahasa Inggris minimal conversational/working proficiency.
- Bersedia menangani kondisi urgent siswa apabila diperlukan.
Highly preferred
- Bahasa Jerman minimal A2–B1.
- Pernah menangani visa, student affairs, international education, education consultant, customer relations, atau immigration/documentation.
- Memahami basic administrasi kehidupan di Jerman akan jadi nilai plus.
