Staff coordinator

Job Description – Staff Coordinator

PT Guataka Makmur Horecaba Indonesia

Ringkasan Posisi

Staff Coordinator bertanggung jawab dalam mengoordinasikan aktivitas operasional dan administrasi harian di berbagai unit bisnis perusahaan, termasuk penjualan, layanan pelanggan, pembelian, logistik, serta koordinasi proyek. Posisi ini memastikan komunikasi yang efektif antar departemen maupun dengan pihak eksternal sehingga seluruh proses bisnis berjalan dengan lancar, efisien, dan memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.

Tanggung Jawab

• Koordinasi Penjualan & Pelanggan
• Menyiapkan penawaran (quotation), sales order, invoice, dan dokumen penjualan lainnya.
• Mengoordinasikan pertanyaan pelanggan, tindak lanjut (follow-up), serta proses pemesanan.
• Memantau proses pesanan pelanggan mulai dari konfirmasi hingga pengiriman.
• Menjalin hubungan baik dengan pelanggan melalui komunikasi yang cepat, profesional, dan solutif.
• Koordinasi Operasional
• Berkoordinasi dengan tim Sales, Warehouse, Purchasing, Finance, Marketing, dan Logistics untuk memastikan kelancaran operasional.
• Memastikan setiap pekerjaan berjalan sesuai target waktu dan prosedur perusahaan.
• Memantau perkembangan pekerjaan serta melakukan tindak lanjut terhadap tugas yang masih berjalan.
• Memberikan masukan untuk meningkatkan efisiensi proses operasional.
• Koordinasi Pembelian & Persediaan
• Berkoordinasi dengan supplier terkait proses pembelian barang.
• Memantau ketersediaan stok dan menginformasikan kepada tim terkait.
• Berkoordinasi dengan warehouse mengenai barang masuk dan keluar.
• Memastikan data pembelian dan persediaan terdokumentasi dengan baik
• Mengelola dan memperbarui data pelanggan, supplier, serta data operasional perusahaan.
• Menyusun dan mengarsipkan dokumen seperti kontrak, invoice, purchase order, dan dokumen administrasi lainnya.
• Menyusun laporan harian, mingguan, dan bulanan untuk kebutuhan manajemen.
• Memastikan seluruh dokumen sesuai dengan prosedur dan kebijakan perusahaan.
• Komunikasi & Kolaborasi
• Menjadi penghubung antar departemen untuk memastikan koordinasi berjalan dengan efektif.
• Mengatur jadwal rapat, tindak lanjut hasil rapat, dan koordinasi internal.
• Mendukung pelaksanaan pameran, event, pelatihan, maupun aktivitas promosi perusahaan apabila diperlukan.

Kualifikasi

• Domisili Jakarta Barat
• Pendidikan minimal SMK Jurusan Sekretaris, Multimedia, Akuntansi, atau bidang lain yang setara.
• Memiliki pengalaman kerja minimal 3 tahun di bidang administrasi, operasional, koordinasi, atau customer service.
• Memiliki pengetahuan yang luas mengenai industri Food & Beverage (F&B) serta media digital yang berkaitan dengan bisnis F&B.
• Mampu mengoperasikan berbagai aplikasi dan tools pendukung pekerjaan seperti Microsoft Office, Google Workspace, CRM/ERP (menjadi nilai tambah), aplikasi komunikasi, serta tools administrasi dan pengelolaan data.
• Memiliki kemampuan komunikasi, koordinasi, dan administrasi yang baik.
• Teliti, terorganisir, mampu bekerja dengan banyak tugas (multitasking), serta memiliki manajemen waktu yang baik.
• Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
• Memiliki sikap proaktif, bertanggung jawab, dan berorientasi pada pelayanan.

Kompetensi

Hard Skills:

• Administrasi dan dokumentasi
• Koordinasi operasional
• Pengolahan data dan pelaporan
• Customer service
• Microsoft Office & Google Workspace
• Pengelolaan dokumen
• Koordinasi pembelian dan persediaan

Soft Skills:

• Komunikasi yang efektif
• Kemampuan koordinasi
• Problem solving
• Manajemen waktu
• Attention to detail
• Adaptif dan mampu bekerja di bawah tekanan
• Kolaborasi tim
• Berorientasi pada pelanggan

Indikator Kinerja (KPI)

• Ketepatan waktu penyelesaian tugas koordinasi operasional.
• Akurasi dokumen administrasi dan laporan.
• Kecepatan respons terhadap pelanggan dan tim internal.
• Efektivitas koordinasi antar departemen.
• Ketepatan proses administrasi penjualan dan pembelian.
• Minimnya kesalahan administrasi.
• Kepuasan pelanggan dan stakeholder internal.

Hubungan Kerja

Bertanggung jawab kepada:

Operations Manager / General Manager

Berkoordinasi dengan:

• Sales
• Marketing
• Finance
• Purchasing
• Warehouse
• Logistics
• Production (jika diperlukan)
• Supplier
• Pelanggan

Nilai yang Diharapkan

• Menjunjung tinggi integritas dan profesionalisme.
• Memiliki komunikasi yang baik dan kolaboratif.
• Proaktif dalam menyelesaikan masalah.
• Bekerja secara teliti, disiplin, dan bertanggung jawab.
• Memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan maupun tim internal.
• Berkontribusi dalam peningkatan efisiensi dan perkembangan perusahaan.