Job description for Staff Admin Distributor at Tumbuh Bersama HR
TANGGUNG JAWAB & JOBDESK :
1. Administrasi Penjualan & Distribusi
- Memproses Purchase Order (PO) dari customer dan meneruskan ke tim gudang/logistik
- Membuat Surat Jalan, Faktur Penjualan, dan Delivery Order
- Memantau status pengiriman barang hingga sampai ke tangan customer
- Melakukan konfirmasi penerimaan barang ke customer
2. Administrasi Pembelian
- Membuat dan mengurus Purchase Order ke supplier
- Mencocokkan dokumen pembelian (PO, surat jalan, invoice supplier)
- Mengarsipkan seluruh dokumen pembelian secara rapi dan terstruktur
3. Pengelolaan Data & Laporan
- Menginput data transaksi penjualan dan pembelian ke sistem (software/excel)
- Membuat laporan harian, mingguan, dan bulanan (stok, penjualan, piutang)
- Membantu rekonsiliasi data antara bagian gudang, keuangan, dan penjualan
4. Administrasi Stok & Gudang
- Berkoordinasi dengan tim gudang untuk update stok masuk dan keluar
- Membantu proses stock opname secara berkala
- Memastikan kesesuaian antara data sistem dan fisik barang
5. Pelayanan & Koordinasi
- Menjadi penghubung antara tim sales, gudang, keuangan, dan customer
- Menangani komplain administratif dari customer (dokumen kurang, salah faktur, dll)
- Menjawab pertanyaan customer terkait status order dan pengiriman
6. Administrasi Umum
- Mengelola surat masuk dan keluar perusahaan
- Mengarsipkan seluruh dokumen perusahaan (fisik & digital)
- Membantu kebutuhan administrasi pimpinan dan departemen lain
KUALIFIKASI :
- Pendidikan & Pengalaman Minimal SMA/SMK dengan pengalaman minimal 1 tahun di posisi admin, lebih disukai di perusahaan distributor / trading
- Kemampuan Teknis (Hard Skill) : Menguasai Microsoft Office, terutama Excel (VLOOKUP, pivot table, dll)
- Memahami alur dokumen distribusi: PO, surat jalan, faktur, retur
- Diutamakan familiar dengan software akuntansi/distribusi (Accurate, Jurnal.id, atau sejenisnya)
- Kemampuan mengetik cepat dan teliti dalam input data
- Kemampuan Non-Teknis (Soft Skill) :
- Teliti, rapi, dan terorganisir dalam pengelolaan dokumen
- Mampu bekerja di bawah tekanan dan multitasking
- Komunikasi yang baik dan mampu berkoordinasi lintas divisi
- Jujur, disiplin, dan bertanggung jawab
- Proaktif dan inisiatif dalam menyelesaikan pekerjaan
- Lain-lain :
- Berdomisili atau bersedia ditempatkan di lokasi perusahaan
- Bersedia bekerja sesuai jam operasional perusahaan
