Job description for Staff Admin dan Sales Support at Codemi
Codemi mencari Staff Admin dan Sales Support yang detail-oriented dan memiliki keterampilan organisasi yang baik untuk membantu tim bisnis dalam operasional sehari-hari. Posisi ini akan berperan penting dalam mendukung kelancaran administrasi dan proses penjualan perusahaan, termasuk menangani dokumen tender, mengelola data di portal pelanggan, serta memastikan komunikasi yang efektif dalam tim.
Tanggung Jawab (Job Description)
Administrasi Tender & Portal Customer
- Membantu tim bisnis dalam melengkapi dan menyusun dokumen tender.
- Mengunggah dan memperbarui data di portal pelanggan.
- Memastikan dokumen dan persyaratan administrasi telah sesuai sebelum diajukan.
Manajemen Dokumen dan Laporan
- Menyusun dan mengelola dokumen administratif perusahaan.
- Membantu pembuatan laporan penjualan, kontrak, dan dokumen lainnya.
- Mengelola dan menyimpan dokumen penting secara sistematis.
Support untuk Tim Sales & Bisnis
- Membantu penyusunan proposal dan penawaran untuk calon pelanggan.
- Melakukan koordinasi dengan tim internal terkait kebutuhan dokumen dan informasi pelanggan.
- Membantu tim dalam follow-up administrasi setelah meeting atau pertemuan dengan klien.
- Membuat Notulen Rapat & Koordinasi Tim
- Membuat dan mendistribusikan notulen rapat secara akurat dan tepat waktu.
- Menyusun agenda dan jadwal pertemuan dengan klien maupun tim internal.
- Menyiapkan kelengkapan penagihan sesuai syarat tiap klien (BA, PO, GR, faktur, dan lainnya).
- Menindaklanjuti dokumen penagihan sampai lengkap dan diterima klien.
Tugas Tambahan yang Berhubungan
- Menyusun dan mengelola database pelanggan serta dokumen-dokumen terkait.
- Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur administrasi perusahaan.
- Mengelola komunikasi administratif antara tim bisnis, pelanggan, dan pihak ketiga.
- Menyiapkan demo untuk calon klien: mengatur konfigurasi, mengunggah konten, dan membuat akun contoh di panel admin platform. Pelatihan disediakan.
Kualifikasi (Job Requirements)
- Pendidikan minimal D3/S1, semua jurusan.
- Pengalaman minimal 1 tahun sebagai admin, sales support, sekretaris, atau admin tender.
- Teliti dan rapi mengelola banyak dokumen dan tenggat sekaligus.
- Mampu menulis ringkas dan jelas.
- Berani menindaklanjuti orang lain sampai tugas selesai, tetap dengan sopan.
- Mahir Excel/Google Sheets dan cepat mempelajari aplikasi baru.
- Mampu membaca dokumen berbahasa Inggris.
