Job description for Staf Procurement & GA at Solutionlabs Grup Indonesia
Procurement & General Affairs (GA)
Penempatan : Yogyakarta (dengan pelatihan selama 1 bulan di Head Office Jakarta).
Fresh graduate dipersilakan melamar, dengan pengalaman, magang, atau exposure yang relevan di bidang procurement, purchasing, maupun General Affairs.
Kualifikasi :
- Minimal S1 dari jurusan Manajemen, Teknik Industri, Sistem Informasi, Teknologi Informasi, atau bidang terkait.
- Memiliki pengalaman minimal 2 tahun di bidang procurement/purchasing dan General Affairs (GA), diutamakan dari perusahaan solusi IT atau system integrator.
- Memahami alur pengadaan secara menyeluruh, mulai dari PR, RFQ, PO, GR, hingga BAST, serta mengenal produk dan layanan IT.
- Memiliki kemampuan negosiasi dan analisis penawaran yang baik. Memiliki jaringan vendor atau distributor IT menjadi nilai tambah.
- Menguasai Microsoft Office, khususnya Excel. Pengalaman menggunakan sistem ERP atau e-procurement menjadi nilai tambah.
- Teliti, terorganisasi, dan mampu menangani beberapa permintaan sekaligus dengan tenggat waktu yang ketat.
- Jujur, komunikatif, proaktif, dan mampu bekerja sama dengan berbagai divisi.
Tanggung Jawab :
- Pengadaan: Memproses permintaan pembelian, mencari pemasok, mengelola RFQ/RFP, serta membandingkan penawaran untuk kebutuhan proyek dan operasional internal.
- IT Sourcing: Melakukan pengadaan perangkat keras, lisensi perangkat lunak, peralatan jaringan, layanan cloud, dan jasa subkontraktor.
- Negosiasi & Purchase Order (PO): Menegosiasikan harga, termin pembayaran, waktu pengiriman, garansi, dan SLA; menerbitkan PO serta memantau prosesnya hingga barang atau jasa diterima.
-Manajemen Vendor: Menyeleksi, melakukan onboarding, dan mengevaluasi vendor secara berkala, serta memperbarui database dan daftar vendor yang disetujui.
- Koordinasi Antar Divisi: Berkoordinasi dengan tim Sales/Presales, Project, dan Finance terkait perhitungan biaya, ketersediaan stok, serta kelengkapan dokumen penagihan vendor, termasuk invoice, GR, dan BAST.
- General Affairs: Mengelola fasilitas kantor, aset, inventaris, perlengkapan kantor, kebutuhan operasional, kebersihan, keamanan, serta vendor GA.
- Administrasi & Kepatuhan: Memastikan dokumen pengadaan, seperti PR, PO, kontrak, dan BAST, tersimpan dengan baik, sesuai SOP, dan siap untuk kebutuhan audit.
- Pelaporan: Menyusun laporan berkala terkait pengadaan dan GA, meliputi pengeluaran, penghematan biaya, status PO, serta pengelolaan aset.
