Job description for Spesialis Office Support at PT Nova Metatech Digital
Office Support Specialist
Job Summary
Posisi Office Support Specialist bertanggung jawab untuk mendukung kelancaran operasional kantor sehari-hari dengan memastikan kebersihan, kerapian, kenyamanan, dan kesiapan lingkungan kerja. Selain menjalankan fungsi Office Boy, posisi ini juga bertanggung jawab dalam mendukung aktivitas General Affairs, termasuk pengelolaan fasilitas, inventaris, pengadaan kebutuhan kantor, maintenance, koordinasi dengan vendor, building management, serta kebutuhan operasional lainnya.
Key Responsibilities
- Menjaga kebersihan, kerapian, dan kenyamanan seluruh area kantor serta fasilitas yang tersedia.
- Menyiapkan dan memastikan kebutuhan operasional harian kantor tersedia, termasuk kebutuhan pantry, air minum, alat tulis kantor, dan perlengkapan lainnya.
- Melakukan pengecekan rutin terhadap kondisi fasilitas dan lingkungan kantor serta melaporkan apabila terdapat kerusakan atau kebutuhan maintenance.
- Membantu menjaga dan melakukan perawatan fasilitas kantor, furniture, peralatan, pantry, dan area umum lainnya.
- Membantu proses pengadaan dan pembelian kebutuhan operasional kantor sesuai dengan kebutuhan dan prosedur perusahaan.
- Mengelola dan melakukan monitoring terhadap stok serta inventaris perlengkapan kantor.
- Membantu proses penerimaan, penyimpanan, dan distribusi barang atau perlengkapan kantor.
- Melakukan koordinasi dengan vendor, teknisi, building management, dan pihak eksternal terkait maintenance, perbaikan, maupun kebutuhan operasional kantor.
- Membantu administrasi General Affairs, termasuk pencatatan inventaris, maintenance, pengadaan, dan pengeluaran operasional.
- Menyiapkan kebutuhan ruang meeting, kegiatan internal, dan event perusahaan.
- Membantu kebutuhan administrasi dan operasional yang berkaitan dengan pengelolaan kantor.
- Memberikan dukungan operasional kepada karyawan dan manajemen sesuai kebutuhan.
- Menjalankan tugas Office Support dan General Affairs lainnya sesuai arahan atasan.
Qualifications
- Minimal pendidikan SMA/SMK atau sederajat.
- Memiliki pengalaman sebagai Office Boy, Office Support, General Affairs Staff, atau posisi sejenis.
- Memiliki pengalaman bekerja di gedung perkantoran, tower, atau gedung bertingkat menjadi nilai tambah.
- Memahami dasar-dasar operasional kantor, fasilitas, dan maintenance.
- Memiliki kendaraan pribadi motor.
- Memiliki SIM yang masih berlaku sesuai dengan jenis kendaraan yang dimiliki.
- Bersedia menggunakan kendaraan pribadi untuk mendukung kebutuhan operasional perusahaan apabila diperlukan.
- Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik dengan karyawan, vendor, teknisi, building management, dan pihak eksternal.
- Memiliki sikap bertanggung jawab, disiplin, teliti, cekatan, dan proaktif.
- Memiliki sikap service-oriented dan mampu memberikan pelayanan yang baik kepada karyawan maupun tamu perusahaan.
- Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
- Bersedia melakukan pekerjaan operasional yang membutuhkan mobilitas di dalam maupun di luar kantor.
- Memiliki kemampuan dasar Microsoft Office atau Google Workspace menjadi nilai tambah.
