Job description for Senior Admin Market Place at My Little Fairies
TANGGUNG JAWAB UTAMA
1. Rekonsiliasi Penjualan & Pendapatan (Sales & Revenue Reconciliation)
Melakukan rekonsiliasi harian/mingguan/bulanan antara pesanan selesai (completed orders) di sistem internal (ERP/POS/Omnichannel) dengan saldo pelepasan dana (payout) di seller center masing-masing marketplace.
Mengidentifikasi, menganalisis, dan menyelesaikan jika terdapat selisih (discrepancy) antara nilai penjualan dan dana yang masuk ke rekening perusahaan.
2. Kontrol Biaya & Potongan Marketplace (Fee & Deductions Control)
Melakukan audit dan kontrol terhadap biaya admin platform (komisi, biaya gratis ongkir, biaya program campaign).
Memantau dan merekonsiliasi biaya iklan (ads spend) di tiap marketplace untuk memastikan tidak ada over-charging dan sesuai dengan anggaran yang ditentukan tim digital marketing.
Memeriksa potongan-potongan lain seperti klaim voucher toko atau subsidi dari platform.
3. Pengelolaan Data Retur & Refund (Return & Refund Management)
Melakukan rekonsiliasi berkala untuk produk yang diretur oleh pembeli.
Memastikan bahwa barang retur yang kembali ke gudang datanya cocok dengan dana yang dipotong (refunded) atau dikembalikan oleh pihak marketplace.
Mengurus dan mengawal proses klaim ke pihak marketplace apabila terjadi kasus barang retur rusak/hilang di ekspedisi agar dana ganti rugi cair dengan benar.
4. Kontrol Logistik & Ongkos Kirim (Shipping Fee Reconciliation)
Melakukan pengecekan terhadap selisih ongkos kirim (shipping fee discrepancy) yang sering dibebankan ke penjual akibat perbedaan berat/volume aktual gudang dengan sistem kurir.
5. Pelaporan & Dokumen (Reporting & Documentation)
Menyusun laporan hasil rekonsiliasi, daftar selisih dana yang belum selesai (outstanding discrepancies), dan laporan aging klaim secara berkala kepada Management / Finance Manager.
Mendokumentasikan semua bukti transfer, laporan pendapatan marketplace, dan berita acara klaim secara rapi dan sistematis.
KUALIFIKASI
Pendidikan: Minimal D3/S1 Akuntansi, Manajemen Keuangan, atau bidang terkait yang relevan.
Pengalaman Kerja: Minimal 1–2 tahun pengalaman kerja di posisi Finance/Accounting/Reconciliation, diutamakan yang memiliki pengalaman spesifik menangani e-commerce, marketplace (skala besar/banyak akun), atau perusahaan Enabler E-commerce.
Keahlian Teknis (Hard Skills):
Keahlian Excel Tingkat Lanjut (Advanced Excel): Wajib menguasai fungsi-fungsi seperti VLOOKUP, HLOOKUP, XLOOKUP, INDEX-MATCH, Pivot Table, IF/SUMIFS, dan formula manipulasi data teks/angka untuk mengolah ribuan baris data transaksi.
Memahami cara kerja sistem payout, struktur biaya, dan penarikan laporan (income statement/transaction history) di berbagai seller center (Tokopedia, Shopee, TikTok Shop, dll).
Familiar dengan sistem Omnichannel (seperti Jubelio, Ginee, BigSeller) atau sistem ERP (seperti SAP, Oracle, Odoo) merupakan nilai plus.
