Job description for Sekretaris at Vape on Indonesia
JOBDESK
- Mengatur, menyaring, dan mengelola jadwal, agenda, serta kegiatan Direktur secara efektif.
- Menyusun, mengelola, dan mendistribusikan surat, email, serta dokumen resmi perusahaan.
- Menerima dan menangani tamu penting, mitra bisnis, maupun klien yang berhubungan dengan Direktur.
- Menyiapkan laporan, presentasi, serta data pendukung yang dibutuhkan Direktur.
- Mempersiapkan ruang rapat, perlengkapan meeting, serta membuat notulen rapat secara akurat dan tepat waktu.
- Mengoordinasikan perjalanan dinas Direktur, termasuk pemesanan tiket, transportasi, akomodasi, dan penyusunan itinerary perjalanan.
- Mengurus kebutuhan administrasi perjalanan internasional Direktur, termasuk proses pengajuan VISA dari awal hingga selesai, serta memastikan seluruh dokumen pendukung terpenuhi sesuai persyaratan negara tujuan.
- Membantu melakukan monitoring dan tindak lanjut pekerjaan lintas divisi sesuai arahan Direktur.
- Mengorganisir, mengelola, dan memelihara sistem pengarsipan dokumen fisik maupun digital agar mudah diakses dan terjaga kerahasiaannya.
- Memastikan seluruh kebutuhan operasional dan administrasi Direktur berjalan efektif, rapi, dan tepat waktu.
- Menangani pekerjaan yang bersifat mendesak (urgent) dan dinamis dengan tingkat akurasi serta kerahasiaan yang tinggi.
KUALIFIKASI
- Pendidikan minimal S1 jurusan Sekretaris, Administrasi Bisnis, Manajemen atau bidang terkait
- Memiliki pengalaman minimal 1-3 Tahun di posisi Sekretaris, khususnya dalam memberikan dukungan eksekutif
- Menguasai Microsoft Office, Google Workspace serta Software tertentu lainnya
- Kemampuan berkomunikasi yang baik dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris
- Kemampuan bahasa asing lainnya menjadi nilai tambah
- Memiliki keterampilan negosiasi yang baik
- Mampu bekerja multitasking dan mobile
- Memiliki integritas yang tinggi untuk menjaga kerahasiaan informasi
- Mampu memprioritaskan tugas di bawah tekanan dan memiliki perhatian yang kuat terhadap detail
