Job description for Sekretaris at Widesain Studio
Kami sedang mencari Sekretaris yang andal, memiliki manajemen waktu yang sangat baik, serta mampu menjaga kerahasiaan perusahaan untuk bertindak sebagai tangan kanan manajemen dalam urusan administrasi dan koordinasi harian.
Tanggung jawab utama Anda meliputi:
* Mengelola jadwal kegiatan, agenda harian, dan janji temu (appointment) pimpinan/direksi secara teratur dan akurat.
* Mengorganisir rapat internal maupun eksternal, termasuk pemesanan ruangan, penyusunan materi presentasi, dan pembuatan notulen rapat (meeting minutes) yang rinci.
* Menangani korespondensi kantor, baik surat masuk maupun keluar (email, surat resmi, dan pesan profesional) dengan tata bahasa yang baik.
* Mengelola dokumen, arsip fisik maupun digital perusahaan, serta memastikan semuanya tersimpan secara rapi dan mudah diakses saat dibutuhkan.
* Memfasilitasi komunikasi yang lancar antara pimpinan dengan berbagai departemen internal maupun klien eksternal.
* Mengatur perjalanan dinas pimpinan (pemesanan tiket transportasi, akomodasi hotel, dan penjadwalan itinerary).
* Membantu tugas-tugas administratif umum atau keuangan ringan (seperti rekap pengeluaran atau klaim operasional) bila diperlukan.
Kualifikasi (Requirements) :
* Pendidikan: Minimal Diploma (D3/D4) atau S1 di bidang Sekretaris, Administrasi Bisnis, Manajemen, atau Ilmu Komunikasi.
* Pengalaman Kerja: Minimal 1–2 tahun pengalaman di posisi yang sama (Fresh graduate dengan magang administrasi yang kuat dipersilakan melamar).
Keahlian Teknis :
* Menguasai pengoperasian komputer dan software perkantoran secara mendalam (Microsoft Office: Word, Excel, serta Google Workspace).
* Memiliki keterampilan korespondensi bisnis yang baik, baik dalam Bahasa Indonesia maupun Bahasa Inggris (lisan dan tulisan).
* Memahami dasar-dasar pengarsipan digital dan pengelolaan kalender digital (Google Calendar/Outlook).
* Memiliki tingkat ketelitian dan perhatian terhadap detail yang sangat tinggi (detail-oriented).
* Menjaga integritas tinggi, profesionalisme, dan kerahasiaan informasi perusahaan (confidentiality).
* Memiliki kemampuan komunikasi, etika bertelepon, dan interpersonal yang sangat baik.
* Mampu bekerja mandiri maupun di bawah tekanan dengan manajemen waktu yang luar biasa.
