Job description for Sekretaris at PT. Dutagriya Sarana
Kualifikasi
- Perempuan
- Minimum Pendidikan D3 (Administrasi Perkantoran, Sekretaris, atau sejenisnya)
- Memiliki pengalaman kerja kurang lebih 1 Tahun sebagai Sekretaris atau Personal Assistant
- Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Memperhatikan detail dalam dokumen, jadwal, notulen, dan administrasi
- Memiliki kemampuan untuk mengatur jadwal, menentukan prioritas, dan menyelesaikan banyak tugas sesuai waktu yang ditentukan.
- Memiliki kemampuan berkomunikasi secara lisan dan tertulis dengan sopan, jelas, dan profesional kepada pimpinan, rekan kerja, maupun pihak eksternal.
- Mampu mengelola Perjalanan Dinas (Tiket, Hotel, Itinerary)
- Mampu berkomunikasi secara aktif dalam bahasa Inggris (tingkat bahasa Inggris bisnis)
Jobdesk
- Melakukan pemesanan tiket transportasi domestik dan internasional meliputi pesawat, kereta api, dan Kereta Cepat Whoosh, serta memastikan seluruh detail pemesanan (nama, tanggal, rute, dan jadwal) sudah akurat.
- Melakukan pemesanan hotel sesuai itinerary pengguna, memastikan ketepatan tanggal menginap, lokasi hotel, serta durasi masa tinggal.
- Menangani proses klaim dan reimbursement melalui sistem perusahaan sesuai dengan prosedur dan kelengkapan dokumen yang ditetapkan, serta memastikan dana reimbursement diterima oleh pemohon dengan benar.
- Mengelola proses administrasi sewa apartemen baru dan perpanjangan sewa, termasuk pengumpulan dokumen, koordinasi dengan pihak terkait, dan pemenuhan seluruh persyaratan administratif.
- Menangani proses administrasi kedatangan (transfer in) dan kepulangan (transfer out) ekspatriat Jepang, termasuk koordinasi dengan pihak internal dan eksternal serta memastikan dokumen lengkap dan akurat.
- Mengelola administrasi Japanese Expat Golf Membership, meliputi pendaftaran, perpanjangan, serah terima keanggotaan, pemantauan masa berlaku, serta penagihan biaya keanggotaan tahunan.
- Melakukan koordinasi secara aktif dengan pihak internal dan eksternal (travel agent, hotel, apartemen, vendor, dan pihak terkait lainnya) guna memastikan seluruh proses berjalan lancar dan tepat waktu.
- Mengelola administrasi perkantoran yang meliputi surat menyurat, dokumen, dan kearsipan baik secara manual maupun digital.
