Job description for Sekretaris Perusahaan at CV. Al Kafii Cargo
- Menyusun, mengelola, dan mendistribusikan korespondensi resmi perusahaan (surat masuk, surat keluar, nota dinas, memo internal) sesuai standar tata naskah perusahaan.
- Mengagendakan, mempersiapkan bahan, serta membuat notulen rapat direksi, rapat koordinasi manajemen, dan rapat dengan pihak eksternal.
- Mengelola dan mengamankan dokumen legal perusahaan: akta pendirian dan perubahan, SK Kemenkumham, NIB, NPWP, SIUP/izin operasional, serta dokumen perizinan cabang.
- Memantau masa berlaku seluruh perizinan dan dokumen legal, serta mengoordinasikan proses perpanjangan sebelum jatuh tempo.
- Menjadi penghubung (liaison officer) antara Direksi dengan notaris, konsultan hukum, instansi pemerintah (Kemenkumham, OSS, Dinas Perhubungan, dsb.), dan mitra strategis.
- Mengelola jadwal, agenda kerja, dan perjalanan dinas Direktur Utama/Direksi.
- Mengarsipkan seluruh dokumen perusahaan secara sistematis (fisik maupun digital) dan menjaga kerahasiaan informasi korporasi.
- Menyiapkan dan mendistribusikan surat kuasa, surat keputusan (SK) internal, serta dokumen legalitas lain atas instruksi Direksi.
- Mengoordinasikan administrasi kepatuhan (compliance) terhadap regulasi yang berlaku di sektor logistik dan pengiriman barang.
- Menyusun laporan berkala terkait status legalitas, perizinan, dan kegiatan kesekretariatan kepada Direktur Utama.
- Mendukung komunikasi korporat, termasuk penyiapan materi presentasi Direksi dan dokumentasi kegiatan resmi perusahaan.
- Menyusun dan memutakhirkan Peraturan Perusahaan, Standard Operating Procedure (SOP), dan Work Instruction (WI) seluruh divisi, berkoordinasi dengan masing-masing Manager terkait.
- Menjalankan tugas kesekretariatan lain sesuai instruksi Direktur Utama.
