Sekretaris / Personal Assistant

Sekretaris Pribadi / Personal Assistant untuk mendampingi Direktur. Peran ini menjadi tangan kanan Direktur di tiga ranah sekaligus: operasional perusahaan dan cabang pabrik, kegiatan sosial, serta pengelolaan aset pribadi.

Tanggung jawab utama

1. Agenda & komunikasi Direktur

• Mengelola kalender, janji temu, dan prioritas harian Direktur; menyusun agenda mingguan.

• Menyaring telepon, email, dan pesan WhatsApp; meneruskan yang penting dan menjawab yang rutin.

• Mengatur perjalanan dinas: tiket, hotel, transportasi, dan itinerary.

• Menyiapkan bahan rapat, mencatat notulen, dan memantau tindak lanjut sampai selesai.

2. Koordinasi kantor pusat & cabang pabrik

• Menjadi penghubung Direktur dengan kepala cabang dan manajer departemen.

• Menghimpun laporan rutin dari tiap cabang (produksi, keuangan, SDM) dan merangkumnya untuk Direktur.

• Memantau tenggat keputusan, persetujuan, dan dokumen yang menunggu tanda tangan Direktur.

• Menyusun surat resmi, memo internal, dan korespondensi dengan mitra, pelanggan, serta instansi.

3. Kegiatan sosial

• Mengatur jadwal dan logistik kegiatan sosial, yayasan, dan organisasi yang diikuti Direktur.

• Menangani undangan, konfirmasi kehadiran, ucapan, dan sambutan.

• Mengadministrasikan donasi dan bantuan sosial beserta dokumentasi dan laporannya.

4. Administrasi aset pribadi

• Mengarsipkan dokumen aset (sertifikat, BPKB, polis asuransi, kontrak sewa) secara tertib dan aman.

• Mengingatkan jatuh tempo: pajak (PBB, kendaraan), perpanjangan STNK/izin, premi asuransi, dan tagihan sewa.

• Berkoordinasi dengan penyewa, pengelola properti, notaris, dan konsultan pajak atas arahan Direktur.

• Mencatat pemasukan dan pengeluaran terkait aset untuk ditinjau Direktur.

5. Arsip & kerahasiaan

• Mengelola arsip fisik dan digital agar mudah dicari.

• Menjaga kerahasiaan seluruh informasi perusahaan, keluarga, dan keuangan pribadi Direktur.

Kualifikasi

Wajib

• Pendidikan minimal D3 Sekretaris/Administrasi Perkantoran, atau S1 semua jurusan.

• Pengalaman minimal 3 tahun sebagai sekretaris direksi, executive assistant, atau personal assistant.

• Mahir Microsoft Office/Google Workspace (Word, Excel, kalender, email).

• Mampu menulis surat resmi dan email bisnis dalam Bahasa Indonesia yang baik; Bahasa Inggris aktif minimal lisan dan tulisan dasar.

• Bersedia bepergian ke cabang dan bekerja di luar jam kantor sesekali.

• Memiliki SIM A dan/atau SIM C.

Nilai tambah

• Pengalaman di perusahaan manufaktur atau perusahaan keluarga.

• Pemahaman dasar administrasi properti, pajak pribadi, atau asuransi.

• Pengalaman mengelola kegiatan yayasan, acara, atau organisasi sosial.

Kompetensi & karakter

• Integritas dan diskresi tinggi — dipercaya memegang informasi keuangan, aset, dan urusan keluarga.

• Sangat terorganisir — mampu menangani banyak urusan paralel tanpa ada yang terlewat.

• Proaktif — mengantisipasi kebutuhan Direktur dan mengingatkan sebelum diminta.

• Komunikatif dan santun — luwes berhadapan dengan staf pabrik, pejabat, mitra bisnis, hingga tokoh masyarakat.

• Tenang di bawah tekanan — menjaga prioritas saat jadwal berubah mendadak.

• Teliti — rapi dalam dokumen, angka, dan tenggat.