Job description for Sekretaris Executive at Generate Talenta Indonesia
WE ARE HIRING — SECRETARIAT EXECUTIVE
📍 Penempatan: Jakarta Selatan | Full-time Position | WFO
Generate Recruitment Agency saat ini sedang bekerja sama dengan client strategis kami untuk posisi Secretariat Executive.
Posisi ini akan bertanggung jawab dalam mendukung aktivitas administrasi, koordinasi sponsor dan partner, komunikasi dengan berbagai stakeholder, serta pengelolaan program. Role ini membutuhkan kandidat yang organized, komunikatif, detail-oriented, dan kuat dalam follow-up.
Job Responsibilities:
- Menjaga komunikasi rutin dengan sponsor, termasuk proses sponsorship renewal, memberikan update kegiatan, memonitor pemenuhan benefit sponsor, menyiapkan dokumentasi, serta melakukan follow-up.
- Mendukung kebutuhan sekretariat untuk berbagai kegiatan dan acara, termasuk undangan, konfirmasi kehadiran, koordinasi sponsor/tamu, korespondensi, serta follow-up sebelum dan setelah acara.
- Menjadi contact point untuk kebutuhan sehari-hari dengan sponsor, partner, pembicara, penerima beasiswa, dan stakeholder terkait.
- Mengkoordinasikan setiap kebutuhan stakeholder dengan tim internal yang relevan.
- Berkoordinasi dengan Committee, External Relations, Marketing, Members Relation, dan Operational untuk memastikan kebutuhan program dan kegiatan organisasi berjalan dengan baik.
- Mengelola administrasi, database, dokumentasi, backend, record keeping, dan reporting.
- Membuat laporan berkala mengenai status sponsor renewal, partnership, program beasiswa, outstanding follow-up, dan aktivitas sekretariat lainnya.
- Mendukung koordinasi partner dan pembicara, termasuk korespondensi, konfirmasi, pengumpulan materi, pengaturan jadwal, dan follow-up.
- Mengelola administrasi program beasiswa tahunan, mulai dari penerimaan dan screening awal nominee, verifikasi dokumen, komunikasi dengan kandidat, hingga koordinasi proses seleksi.
- Mengelola data penerima beasiswa setiap tahun serta membantu koordinasi proses pencairan beasiswa dalam dua tahap/semester.
Requirements:
- Minimal lulusan S1 segala jurusan
- Memiliki pengalaman kerja 4–6 tahun.
- Memiliki kemampuan administrasi dan dokumentasi yang baik.
- Mampu berbahasa inggris dengan baik di level profesional
- Mampu mengelola korespondensi, database/backend, record keeping, dan reporting.
- Memiliki pengalaman atau kemampuan dalam program & stakeholder coordination.
- Menguasai Microsoft Office / Google Workspace, termasuk Word/Docs, Excel/Sheets, PowerPoint/Slides, email, dan calendar management.
- Memiliki kemampuan komunikasi dan relationship building yang baik dan profesional.
- Organized & detail-oriented, serta mampu menangani beberapa deadline, dokumen, dan kegiatan secara bersamaan.
- Proaktif, memiliki ownership, dan konsisten melakukan follow-up hingga pekerjaan selesai.
Work Details:
- Work System: WFO
- Working Days: Senin–Jumat
- Working Hours: 08.00–17.00
- Salary: Up to Rp8.000.000 THP
- Benefits: BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, Laptop/HP, serta komponen kompensasi berupa gaji pokok, tunjangan kehadiran, dan insentif/bonus.
⚠️ Proses rekrutmen tidak dipungut biaya.
📌 Hanya kandidat yang memenuhi kualifikasi yang akan dihubungi.
