Job description for Sekretaris Direksi at PT Warna Warni Media Jakarta
Job Description
- Mengelola dan mengoordinasikan seluruh agenda Direksi, termasuk jadwal meeting, perjalanan dinas, kunjungan bisnis, serta kegiatan operasional dan strategis lainnya.
- Menjadi penghubung utama antara Direksi dengan departemen internal maupun pihak eksternal untuk memastikan komunikasi dan koordinasi berjalan efektif.
- Menyiapkan, meninjau, dan mengelola dokumen yang berkaitan dengan kebutuhan Direksi, termasuk surat menyurat, laporan, presentasi, memo, dan dokumen administratif lainnya.
- Mengatur dan mengoordinasikan rapat Direksi, termasuk penyusunan agenda, distribusi materi rapat, pembuatan notulen, serta monitoring tindak lanjut hasil rapat.
- Melakukan monitoring terhadap pelaksanaan instruksi Direksi kepada divisi terkait serta memastikan tindak lanjut berjalan sesuai target dan tenggat waktu.
- Membantu proses administrasi kontrak, perjanjian kerja sama, serta melakukan review administratif terhadap draft dokumen perusahaan.
- Mengelola sistem pengarsipan dokumen fisik maupun digital secara terstruktur, akurat, dan mudah ditelusuri.
- Mengatur kebutuhan perjalanan dinas Direksi, termasuk pemesanan tiket, akomodasi, transportasi, serta penyusunan itinerary perjalanan.
- Menjaga kerahasiaan data, informasi, dan dokumen perusahaan yang bersifat strategis maupun rahasia.
- Memberikan dukungan administratif dan operasional kepada Direksi dalam menjalankan fungsi bisnis perusahaan secara efektif.
Kualifikasi
- Wanita, usia maksimal 35 tahun.
- Pendidikan minimal D3/S1 Sekretari, Administrasi Bisnis, Hukum, atau bidang terkait.
- Memiliki pengalaman minimal 2–4 tahun sebagai Sekretaris Direksi, Executive Secretary, Personal Assistant Direksi, atau posisi sejenis.
- Lulusan Sekretari menjadi nilai tambah yang sangat diprioritaskan.
- Memiliki pemahaman yang baik mengenai administrasi perusahaan, pengelolaan dokumen, serta korespondensi bisnis profesional.
- Memiliki pengalaman dalam menangani, mengelola, atau melakukan review administratif terhadap draft kontrak, perjanjian kerja sama, dan dokumen legal perusahaan menjadi nilai tambah.
- Mampu berkomunikasi secara profesional, tegas, dan efektif dengan berbagai level organisasi.
- Memiliki kemampuan koordinasi yang kuat serta mampu bekerja lintas departemen dalam lingkungan kerja yang dinamis.
- Proaktif, cekatan, detail-oriented, dan memiliki kemampuan problem solving yang baik.
- Mampu bekerja di bawah tekanan, menangani berbagai prioritas pekerjaan, serta menjaga akurasi dalam setiap tugas.
- Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) serta terbiasa menggunakan email dan kalender profesional.
- Memiliki integritas tinggi serta mampu menjaga kerahasiaan informasi perusahaan dan Direksi.
- Mampu berbahasa Inggris secara lisan maupun tulisan menjadi nilai tambah.
