Job description for Secretary – Maternity Leave Cover at RIASARANA ELECTRINDO
Job Description
- Mengelola agenda, jadwal, meeting, dan kebutuhan administrasi pimpinan.
- Mengatur perjalanan dinas, termasuk tiket, hotel, transportasi, itinerary, dan dokumen pendukung.
- Membantu koordinasi dan administrasi proyek rumah, renovasi, maintenance, dan pekerjaan terkait lainnya.
- Melakukan koordinasi serta follow-up dengan vendor, kontraktor, pihak internal, dan pihak eksternal.
- Memantau progres pekerjaan dan memastikan setiap kebutuhan ditindaklanjuti tepat waktu.
- Menyiapkan dokumen, laporan, notulen, surat-menyurat, dan arsip administrasi.
- Membantu proses pengadaan, pencatatan biaya, invoice, serta dokumen pendukung proyek.
- Menangani beberapa pekerjaan secara bersamaan berdasarkan prioritas dan tingkat urgensi.
- Membantu menyelesaikan kebutuhan operasional lain yang diberikan oleh pimpinan.
Qualifications
- Pendidikan minimal D3/S1, diutamakan dari jurusan Sekretari, Administrasi Bisnis, Manajemen, atau bidang terkait.
- Memiliki pengalaman minimal 2 tahun sebagai Secretary, Project Administrator, Project Coordinator, Executive Assistant, atau posisi sejenis.
- Tidak terbuka untuk fresh graduate.
- Usia maksimal 30 tahun.
- Terbiasa menangani administrasi proyek dan koordinasi dengan banyak pihak.
- Memiliki pengalaman dalam mengatur perjalanan dinas.
- Mampu bekerja secara terstruktur, teliti, cepat, dan bertanggung jawab.
- Memiliki kemampuan problem-solving dan dapat memahami tujuan pekerjaan, bukan hanya mengikuti proses.
- Proaktif, tegas, asertif, percaya diri, dan konsisten dalam melakukan follow-up.
- Mampu bekerja dalam situasi dinamis dan menghadapi pekerjaan yang bersifat mendadak.
- Memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik secara lisan maupun tertulis.
- Menguasai Microsoft Office, terutama Word, Excel, PowerPoint, dan Outlook.
- Bersedia bekerja dengan status karyawan temporer selama periode penggantian cuti melahirkan.
