Sales & Marketing Administrative Assistant (Internship)

Posisi: Sales & Marketing Administrative Assistant (Internship)

Departemen: Sales & Marketing

Lokasi Kerja: Stay.vie Living HQ – Dinoyo, Surabaya

Status: Unpaid Internship (Magang) – Full-time

________________________________________

1. Ringkasan Posisi

Sales & Marketing Administrative Assistant (Internship) adalah posisi magang yang berfokus pada dukungan administrasi dan operasional sederhana untuk tim Sales & Marketing.

Peserta magang akan membantu pencatatan data, pengelolaan berkas, pengaturan jadwal, serta mendampingi tim dalam kegiatan lapangan seperti test food, quality control, survei venue klien, termasuk momentum Wedding Showcase. Seluruh kegiatan dilakukan di bawah bimbingan dan supervisi tim Sales & Marketing, dengan ruang belajar yang luas terkait dunia perhotelan, event, dan co-living.

________________________________________

2. Tugas dan Tanggung Jawab Utama

• Membantu pencatatan dan pembaruan data lead dan klien (wedding, event, corporate, maupun co-living) ke dalam database/worksheet yang digunakan tim Sales & Marketing.
• Menyiapkan dan menata berkas-berkas yang berkaitan dengan venue/event serta co-living, seperti SPK, BEO, dan form/berkas terkait, lalu mengarsipkannya secara rapi (fisik maupun digital).
• Membantu mengatur jadwal dan reminder kegiatan Sales & Marketing (meeting klien, test food, survei venue, kegiatan event) sesuai arahan atasan.
• Mendampingi tim Sales & Marketing saat klien melakukan test food atau survei venue (wedding, event, corporate), dengan kesempatan untuk mendampingi klien secara lebih mandiri apabila telah menguasai product knowledge dan prosedur kerja sesuai penilaian atasan.
• Membantu kegiatan operasional sederhana saat Wedding Showcase (misalnya registrasi tamu/pasangan, pembagian brosur/price list, dan pencatatan data pengunjung atau hot leads).
• Menyampaikan catatan dari lapangan (pertanyaan, permintaan khusus, atau feedback klien) kepada tim Sales & Marketing untuk ditindaklanjuti.
• Membantu proses quality control terhadap operasional event

________________________________________

3. Kualifikasi

• Mahasiswa aktif atau fresh graduate dari jurusan:
• Manajemen, Administrasi Bisnis, Perhotelan/Pariwisata, Pemasaran, Komunikasi, atau bidang terkait.
• Tertarik pada dunia perhotelan, event (termasuk wedding), dan kegiatan Sales & Marketing.
• Mampu mengoperasikan Microsoft Office/Google Workspace (minimal Google Sheets dan Google Docs).
• Teliti, rapi dalam pencatatan, dan bersedia belajar hal baru.
• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik, sopan, dan mampu bekerja dalam tim.

________________________________________

4. Durasi Magang & Jam Kerja

• Durasi magang minimal 3 (tiga bulan), preferable 6 (enam) bulan; dengan kemungkinan perpanjangan sesuai kesepakatan.
• Hari kerja: Rabu s.d. Minggu (Libur Senin-Selasa).
• Jam kerja: Fleksibel mengikuti kebutuhan event dengan sistem 8 jam kerja dan 1 jam istirahat.
• Libur mengikuti hari libur nasional.
• Pada periode event tertentu (misalnya Wedding Showcase dan event lain), dapat dibutuhkan penyesuaian jam/hari kerja yang akan dikomunikasikan sebelumnya.

________________________________________

5. Benefit & Kesempatan Belajar

• Sertifikat & penilaian magang
• Mengenal alur kerja dasar Sales & Marketing di industri perhotelan dan co-living, mulai dari pengelolaan lead, kunjungan klien, hingga dukungan saat event.
• Belajar mengelola administrasi dan berkas penting (SPK, BEO, dan dokumen event/co-living) secara rapi dan profesional.
• Mengalami langsung dinamika kegiatan Wedding Showcase, termasuk interaksi dengan klien dan koordinasi dengan tim lintas divisi.
• Mengembangkan keterampilan komunikasi, pelayanan, serta pemahaman product knowledge yang dapat menjadi bekal karier di bidang perhotelan, event, maupun Sales & Marketing.
• Catatan: Program internship ini tidak menyediakan gaji bulanan, uang makan, maupun fee transport. Apabila terdapat informasi nominal pada bagian/header platform lowongan, ketentuan yang berlaku tetap mengacu pada deskripsi lowongan ini.