Job description for Sales Administration Staff at PT Harmony Pilar Sentosa
Deskripsi Pekerjaan Umum:
Kami sedang mencari 2 (dua) orang Sales Administration Staff berbakat untuk bergabung dengan tim kami. Posisi ini akan dibagi menjadi dua fokus utama berdasarkan keahlian khusus Anda: Sales Admin Mekari dan Sales Admin E-commerce. Secara umum, Anda akan bertanggung jawab untuk mengelola administrasi penjualan, merespons kebutuhan pelanggan, serta memastikan seluruh data dan dokumen transaksi tercatat dengan akurat dan sistematis.
Tugas & Tanggung Jawab Utama (General)
Customer Service & Chat: Merespons inbound chat dari berbagai saluran komunikasi, baik saluran organik maupun anorganik.
Leads Management: Mengklasifikasikan dan memantau pergerakan leads yang masuk, mulai dari Marketing Qualified Leads (MQL) hingga menjadi Sales Qualified Leads (SQL).
Sales Support: Menyiapkan dokumen administrasi yang dibutuhkan oleh tim Sales & Marketing untuk keperluan penjualan.
Koordinasi Internal: Berkoordinasi dengan departemen internal (Administrasi, Accounting, Finance, dan Technical) untuk memastikan kelancaran pemenuhan serta pengiriman pesanan.
Dokumentasi & Arsip: Mengarsipkan seluruh dokumen penjualan dan administrasi secara rapi, terstruktur, dan sistematis.
Reporting & Data Entry: Memahami dasar data entry dan data validation, memastikan kelengkapan/akurasi data, serta mampu membuat laporan penjualan sederhana.
Tugas Khusus:
Sales Admin Mekari
- Mengelola dan menginput data customer ke dalam sistem Mekari.
- Menggunakan CRM secara optimal untuk: input/update data customer, update status/pipeline sales, mencatat aktivitas & follow-up, serta memantau leads dan opportunity.
Sales Admin E-commerce
• Membantu memproses pesanan dari tim sales ke dalam bentuk Sales Order (SO).
• Memproses resi pengiriman dan membuat SO secara batch (khususnya batch pagi) untuk toko online (Shopee, TikTok Shop, Lazada, Tokopedia, dll).
Kualifikasi :
- Pendidikan minimal D3/S1 semua jurusan.
- Pengalaman minimal 1 tahun di bidang administrasi penjualan atau posisi sepadan sebagai Admin E-commerce (Shopee, TikTok Shop, Tokopedia, Lazada, dll)
- Fresh graduate dapat dipertimbangkan jika memiliki kemampuan administrasi dan komunikasi yang baik.
- Menguasai Microsoft Office, terutama Excel, Word, dan PowerPoint
- Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan kerja tim yang kuat.
- Teliti, rapi, dan jujur dalam mengelola dokumen serta laporan tim sales.
- Mampu bekerja dengan target waktu (deadline) yang ketat.
- Memiliki keahlian kuat dalam data entry yang presisi.
- Mampu dan berpengalaman dalam mengoperasikan sistem CRM (diutamakan Mekari Qontak, atau sistem sejenis seperti Salesforce, HubSpot, dll).
- Mampu dan mahir mengoperasikan software akuntansi Accurate.
