Job description for Sales Administration Head & Document Controller at PT. Sentral Mitra Informatika Tbk.
PEKERJAAN RUTIN - SCOPE OF WORK
Sales Admin Head:
1. Menerima dan menindaklanjuti PO dari sales / customer
2. Mendaftarkan dan meminta approval Bussiness Partner
3. Menghandle pembuatan SO dan menindaklanjuti SO ke PO dan DO Task Operasional
4. Melakukan registrasi dan update E-Procurement
5. Melakukan koordinasi antar divisi
6. Mengikuti Kick-off Meeting Project dan menyiapkan dokumen administrasi
7. Mendaftarkan dan update item master data di SAP
8. Mengikuti aanwijzing dan menyiapkan dokumen administrasi Tender yang diikuti oleh sales
9. Melakukan upload kontrak ke Letter Agreement
10. Membuat report atas kendala SO ke Head Marketing Support untuk dimeetingkan dalam funnel sales
11. Upload dan update dokumen legalitas ke dokumen legal
PELAYANAN - SERVICES
1. Support administrasi sales
2. Memberi pelayanan dalam bidang administrasi sales kepada internal maupun customer
3. Bekerjasama dan menjaga hubungan baik dengan pihak internal maupun eksternal perusahaan untuk keperluan support administrasi sales
Document Control
1. Memproses permintaan pembuatan/revisi dokumen.
2. Memeriksa kelengkapan administrasi dokumen.
3. Memperbarui status dokumen apabila terdapat penerbitan/revisi.
4. Mengelola distribusi dokumen.
5. Menjawab permintaan dokumen dari unit kerja.
6. Memeriksa dokumen yang masih dalam proses approval.
7. Memastikan distribusi dokumen telah selesai.
8. Memperbarui Master List Dokumen.
9. Membuat laporan status dokumen dan SOP.
10. Monitoring kepatuhan penggunaan dokumen.
11. Monitoring SOP yang akan jatuh tempo review.
12. Melakukan rekonsiliasi dokumen antara master database dan dokumen yang tersedia di unit kerja.
13. Menyusun laporan efektivitas pengendalian dokumen.
14. Melakukan evaluasi kebutuhan revisi SOP.
15. Mendukung audit sertifikasi/surveillance/recertification.
