Job description for sales admin at PT. MAXXIMA GLOBAL SOLUSI
Tanggung Jawab Utama
1. Administrasi Penjualan & Siklus Pesanan (Order Cycle) :
a. Mendukung tim Sales dan Project dalam penyiapan serta penerbitan penawaran harga (quotation).
b. Menyiapkan, memproses, dan mengelola dokumen transaksi penjualan (Purchase Order / PO, Sales Order / SO, hingga Delivery Order / DO).
c. Mengawal dan mengoordinasikan alur administrasi penjualan secara end-to-end: Penawaran → PO Pelanggan/Vendor → Pengiriman → Faktur → Pelunasan/Pembayaran.
2. Dukungan Faktur, Perpajakan, & Akuntansi:
a. Menyiapkan dokumen penagihan/faktur beserta kelengkapan pendukungnya secara akurat.
b. Mengompilasi dan merekonsiliasi data faktur pajak menggunakan sistem Coretax.
c. Membantu Departemen Akuntansi dalam verifikasi kelengkapan dokumen keuangan dan kebutuhan administrasi harian.
3. Koordinasi Lintas Departemen & Pengarsipan:
a. Berkoordinasi secara aktif dengan tim Sales, Project, dan Finance/Accounting untuk memastikan kelancaran pemrosesan pesanan.
b. Memastikan aliran dokumen dan informasi antar-departemen berjalan cepat, rapi, dan tepat waktu.
c. Mengelola sistem kearsipan dan dokumentasi transaksi penjualan secara terorganisir.
Kualifikasi & Persyaratan
1. Pendidikan
a. Lulusan SMA/SMK, D3, atau S1 Jurusan Administrasi Bisnis, Manajemen, Akuntansi, Keuangan, atau bidang terkait.
2. Pengalaman:
a. Memiliki pengalaman kerja di bidang Sales Admin, Accounting Admin, atau posisi sejenis.
b. Pengalaman di industri HVAC / Tata Udara, MEP, Konstruksi, Teknik (Engineering), atau Perdagangan (Trading) merupakan nilai tambah yang besar.
3. Keahlian Teknis:
a. Wajib mahir mengoperasikan Microsoft Office
b. Mahir menggunakan Microsoft Excel.
4. Keahlian Personal:
a. Memiliki ketelitian yang sangat tinggi, teratur, dan memiliki kemampuan manajerial dokumen yang baik.
b. Komunikatif, mampu berkoordinasi dengan baik lintas departemen, serta terbiasa menyelesaikan tugas sesuai tenggat waktu (deadline).
c. Bertanggung jawab, berintegritas, serta dapat bekerja secara mandiri maupun kolaboratif dalam tim.
