Job description for Sales Admin at Insignia
Tentang Kami
Insignia adalah perusahaan konsultan Data & AI sekaligus agensi digital yang membantu klien B2B mengubah data menjadi keputusan bisnis. Kami sedang mencari Sales Administrator untuk mendukung tim Account Manager dan Business Development yang terus bertumbuh.
Tentang Peran Ini
Kamu akan menjadi tulang punggung administrasi tim sales: memastikan setiap dokumen, tanggal, dan angka tercatat rapi dan tidak ada yang terlewat. Selain itu, kamu ikut mendampingi AM dan BD berkomunikasi dengan klien, dan ini jalur belajar yang nyata untuk berkembang menjadi Account Executive / Business Development Executive.
Yang Akan Kamu Kerjakan
- Menyiapkan dan mengelola Quotation, Proposal, Purchase Order (PO), BAST, dan dokumen penjualan lainnya, serta melacak statusnya dari draft hingga ditandatangani.
- Memelihara database pipeline, kontrak/PO, dan klien di Excel/Google Sheets.
- Memantau tanggal penting: jatuh tempo penawaran, durasi kontrak, tanggal tagih, tanggal pembayaran, dan renewal, lalu membuat reminder dan follow-up.
- Menyusun laporan rutin pipeline, status PO/BAST, invoice, dan piutang.
- Bekerja sama dengan Legal (review kontrak, NDA, perjanjian kerja sama) dan Finance (invoice, penagihan, konfirmasi pembayaran).
- Menjadi kontak administratif klien dan mendampingi AM/BD dalam komunikasi serta meeting (email, WhatsApp, materi, notulensi).
Kualifikasi
- Pendidikan minimal D3/S1 semua jurusan (Administrasi Bisnis, Manajemen, Komunikasi lebih disukai).
- Pengalaman 1-3 tahun di sales admin, sales support, admin kontrak, atau commercial admin. Fresh graduate dengan pengalaman organisasi/magang relevan dipersilakan melamar.
- Sangat mahir Excel/Google Sheets: XLOOKUP/VLOOKUP, IF, SUMIFS, COUNTIFS, pivot table, conditional formatting, data validation.
- Terbiasa dengan dokumen bisnis seperti Quotation, PO, BAST, invoice, dan kontrak.
- Komunikasi tulis dan lisan yang baik; Bahasa Inggris menjadi nilai tambah.
Karakter yang Kami Cari
- Teliti terhadap angka, nama, tanggal, dan klausul
- Runut, rapi, dan teratur
- Komunikatif dan percaya diri di depan klien
- Proaktif dan disiplin follow-up
- Punya minat berkembang di bidang sales
Nilai Tambah
- Pengalaman di perusahaan jasa, konsultan, agensi, atau B2B
- Familiar dengan CRM (HubSpot, Salesforce, Zoho)
- Pemahaman dasar terminologi kontrak/legal
- Pengalaman membuat dashboard (Looker Studio, Power BI)
