Job description for purchasing staff at One Green Food
Tanggung Jawab Utama
A. Planning & Purchasing
Melakukan monitoring kebutuhan pembelian barang berdasarkan forecast, sales demand, inventory level, dan kebutuhan operasional.
Membuat dan memproses Purchase Order (PO) sesuai kebutuhan dan prosedur perusahaan.
Memastikan quantity dan jenis barang yang dipesan sesuai dengan kebutuhan.
Melakukan follow-up PO kepada supplier sampai barang diterima.
Memastikan pembelian dilakukan sesuai budget dan approval yang berlaku.
B. Supplier Management
Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan supplier terkait harga, availability, lead time, MOQ, promo, dan terms pembayaran.
Meminta dan melakukan perbandingan quotation dari supplier apabila diperlukan.
Melakukan negosiasi harga dan commercial terms sesuai arahan atasan.
Memantau performa supplier dari sisi harga, kualitas, ketepatan pengiriman, dan kelengkapan dokumen.
Membantu mencari alternatif supplier apabila terjadi stock shortage, kenaikan harga, atau kendala supply.
C. Monitoring Stock & Availability
Melakukan monitoring ketersediaan barang trade dan mengidentifikasi potensi stock out maupun overstock.
Berkoordinasi dengan Warehouse, Commercial/Sales, dan terkait untuk memastikan kebutuhan barang dapat terpenuhi.
Melakukan monitoring barang yang sedang dalam proses pembelian atau pengiriman.
Memberikan update mengenai status PO dan estimasi kedatangan barang kepada pihak terkait.
Membantu melakukan monitoring slow moving dan aging stock sebagai bahan evaluasi pembelian.
D. Price & Cost Control
Melakukan monitoring perubahan harga beli barang.
Membandingkan harga pembelian dengan histori harga sebelumnya.
Memastikan harga pada PO sesuai dengan quotation/agreement yang telah disepakati.
Menginformasikan perubahan harga yang signifikan kepada atasan dan pihak terkait.
Membantu menjaga purchase cost agar sesuai dengan target margin perusahaan.
E. Receiving & Documentation
Berkoordinasi dengan Warehouse untuk memastikan barang yang datang sesuai dengan PO.
Melakukan follow-up apabila terdapat selisih quantity, shortage, damage, atau barang yang tidak sesuai PO.
Memastikan dokumen pembelian seperti PO, quotation, invoice, dan dokumen pendukung lainnya tersedia dan sesuai.
Berkoordinasi dengan Finance terkait kelengkapan dokumen untuk proses pembayaran supplier.
F. Reporting & Administration
Membuat dan memperbarui laporan purchasing secara rutin.
Menyusun monitoring PO outstanding dan overdue delivery.
Membuat laporan pembelian, harga beli, supplier, dan status barang sesuai kebutuhan.
Menjaga database supplier, price list, dan histori pembelian tetap akurat dan up to date.
Melakukan filing dan dokumentasi purchasing dengan rapi.
Kualifikasi
Minimal D3/S1 dari semua jurusan, lebih disukai Manajemen, Supply Chain, Bisnis, atau bidang terkait.
Memiliki pengalaman di bidang Purchasing/Procurement, terutama FMCG, trading, distribution, atau retail menjadi nilai tambah.
Memahami proses purchasing dan procurement.
Mampu melakukan analisis sederhana terkait harga, stock, demand, dan purchasing.
Menguasai Microsoft Excel/Google Sheets.
Memiliki kemampuan komunikasi dan negosiasi yang baik.
Teliti, memiliki kemampuan follow-up yang kuat, dan mampu bekerja dengan deadline.
Mampu bekerja secara cross-functional dengan Commercial, Warehouse, Finance, dan supplier.
