Purchasing staff

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

No. Tanggung Jawab Deskripsi Pelaksanaan

1 Pemeriksaan Permintaan Pembelian Memeriksa permintaan pembelian dari departemen pemohon dan memastikan spesifikasi, jumlah, waktu kebutuhan, serta persetujuan telah lengkap.

2 Pencarian Pemasok Mencari, menghubungi, dan memperbarui data pemasok sesuai jenis barang/jasa, kualitas, kapasitas, harga, dan keandalan.

3 Permintaan dan Perbandingan Penawaran Meminta quotation serta membandingkan harga, spesifikasi, lead time, syarat pembayaran, garansi, dan biaya terkait.

4 Negosiasi Pembelian Melakukan negosiasi harga dan ketentuan pembelian dalam batas kewenangan serta mendokumentasikan hasilnya.

5 Pembuatan Purchase Order Menyiapkan PO sesuai permintaan yang telah disetujui dan memastikan item, jumlah, harga, alamat, serta jadwal pengiriman akurat.

6 Pemantauan Pesanan Memantau konfirmasi pemasok, ketersediaan barang, jadwal pengiriman, serta menyampaikan potensi keterlambatan kepada pihak terkait.

7 Koordinasi Penerimaan Barang Berkoordinasi dengan gudang atau departemen pemohon untuk memastikan barang yang diterima sesuai PO serta menindaklanjuti selisih atau kerusakan.

8 Administrasi dan Arsip Menyimpan permintaan pembelian, quotation, perbandingan harga, PO, surat jalan, invoice, persetujuan, dan korespondensi secara rapi.

9 Koordinasi Dokumen Pembayaran Menyerahkan dokumen pembelian yang lengkap kepada Finance / Account Payable dan membantu klarifikasi atas perbedaan dokumen.

10 Evaluasi Pemasok dan Pelaporan Mencatat kinerja pemasok serta menyusun laporan status pembelian, pesanan tertunda, perubahan harga, dan kendala operasional.

KUALIFIKASI

• Mampu berkomunikasi, melakukan negosiasi, dan menjaga hubungan profesional dengan pemasok.

• Mampu mengoperasikan Microsoft Excel atau Google Sheets serta mengelola dokumen dengan teliti.

• Mampu membandingkan harga, kualitas, waktu pengiriman, dan syarat pembelian.

• Jujur, teliti, terorganisasi, responsif, serta mampu menjaga kerahasiaan data perusahaan.