Job description for Purchasing & Admin at Mbok Tun Authentic Indonesian
Purchasing & Inventory Controller Mboktun Otentik
Bertanggung jawab atas proses pengadaan barang restoran serta pengendalian persediaan, mulai dari penerimaan permintaan barang, pemesanan kepada supplier, pengecekan barang yang diterima, pencatatan transaksi, hingga monitoring ketersediaan stock.
Tanggung Jawab Utama
1. Purchasing / Pengadaan Barang
- Menerima dan mengumpulkan permintaan barang dari Kitchen, Bar, dan bagian terkait.
- Melakukan pemesanan barang kepada supplier sesuai kebutuhan dan jumlah yang telah disetujui.
- Memastikan barang yang dipesan sesuai dengan request dari masing-masing bagian.
- Memantau status pesanan dan memastikan barang datang sesuai jadwal.
- Melakukan pengecekan harga supplier secara berkala dan melaporkan perubahan harga yang signifikan kepada Manager.
2. Kontrol Barang Masuk
- Menerima laporan dan dokumentasi barang yang datang dari staff receiving.
- Mencocokkan barang yang dipesan dengan barang yang benar-benar diterima berdasarkan quantity, jenis, dan kondisi barang.
- Mengidentifikasi dan menindaklanjuti apabila terdapat barang kurang, salah, rusak, atau tidak sesuai pesanan.
- Memastikan barang yang diterima telah tercatat dengan benar sebelum mengajukan pembayaran.
3. Payment Request
- Membuat dan mengajukan request pembayaran kepada Manager berdasarkan barang yang telah diterima dan diverifikasi.
- Memastikan nominal pembayaran sesuai dengan barang yang benar-benar diterima dan invoice/nota supplier.
- Menyimpan dan mengarsipkan dokumen pendukung pembelian.
4. Pencatatan & Administrasi
- Melakukan data entry seluruh pembelian dan pengeluaran restoran secara tepat dan tepat waktu.
- Mencatat barang masuk dan barang keluar dari gudang.
- Memastikan seluruh transaksi pembelian memiliki dokumentasi yang lengkap.
- Menjaga database purchasing dan inventory agar selalu up to date.
5. Inventory Control
- Melakukan stock opname secara berkala bersama team terkait.
- Membandingkan hasil stock opname dengan catatan inventory.
- Mengidentifikasi dan melaporkan selisih stock.
- Membuat laporan persediaan, khususnya untuk barang-barang dry goods/gudang.
- Memantau minimum stock dan memastikan pemesanan dilakukan sebelum persediaan habis.
- Membantu mengidentifikasi barang slow-moving, overstock, atau barang yang berpotensi terbuang.
6. Reporting
- Membuat laporan pembelian secara berkala.
- Membuat laporan stock gudang dan kebutuhan reorder.
- Melaporkan masalah terkait supplier, selisih penerimaan, perubahan harga, dan inventory kepada Manager.
- Memberikan informasi kepada Manager mengenai kebutuhan pembelian dan kondisi persediaan.
