Job description for Project Purchasing at Multi Sentosa Pratama
PT Multi Sentosa Pratama adalah firma konsultan dan kontraktor desain interior yang telah mapan dengan pengalaman luas dalam menangani proyek desain dan konstruksi untuk berbagai sektor seperti institusi keuangan, perusahaan asuransi, sekuritas, bank, kantor korporat, apartemen, hotel, toko ritel, dan restoran. Dengan portofolio klien yang beragam mulai dari perusahaan asing hingga lokal dan multinasional, kami menawarkan layanan profesional berbasis rekam jejak keberhasilan kami. Saat ini, kami membuka kesempatan bagi kandidat berbakat untuk bergabung dengan tim kami sebagai Project Purchasing, di mana Anda akan menjadi bagian integral dari proses pengadaan yang mendukung kesuksesan proyek-proyek besar dan prestisius, memberikan ruang bagi pengembangan karir yang dinamis serta kontribusi nyata dalam lingkungan kerja yang kolaboratif dan profesional.
Scope pekerjaan:
1. Perencanaan dan Identifikasi Kebutuhan
• Menyusun daftar kebutuhan: Berkoordinasi dengan berbagai departemen untuk mendata barang atau jasa yang diperlukan (bahan baku, perlengkapan kantor, atau aset).
• Kategorisasi pembelian: Mengelompokkan jenis pembelian, seperti just in time, pembelian rutin/bulanan, atau pembelian insidental (sekali beli).
• Pengajuan anggaran: Meminta persetujuan (approval) anggaran kepada manajemen atau bagian keuangan sebelum melakukan transaksi.
2. Pemilihan Vendor (Supplier)
• Mencari pemasok: Melakukan riset pasar untuk menemukan vendor atau supplier potensial yang kredibel.
• Meminta penawaran (quotation): Menghubungi beberapa supplier untuk membandingkan harga, kualitas, fitur, serta layanan purna jual.
• Analisis penawaran: Mengevaluasi penawaran menggunakan analisis seperti Total Cost of Ownership (TCO) untuk memilih yang paling menguntungkan secara bisnis.
3. Negosiasi dan Pemesanan (Purchase Order)
• Negosiasi komersial: Bernegosiasi terkait harga, diskon, Minimum Order Quantity (MOQ), syarat pembayaran (term of payment), serta waktu pengiriman.
• Penerbitan PO: Membuat dokumen resmi berupa Purchase Order (PO) dan mengirimkannya kepada vendor terpilih.
4. Pengawasan dan Penerimaan Barang
• Pelacakan pengiriman (order tracking): Memantau status pengiriman barang atau progres pengerjaan jasa agar sesuai dengan jadwal.
• Pengecekan kualitas (quality control): Memastikan barang atau jasa yang datang sudah sesuai dengan spesifikasi di kontrak atau PO.
• Koordinasi logistik & gudang: Menyerahkan barang masuk ke bagian gudang untuk pencatatan inventaris.
5. Administrasi, Pembayaran, dan Evaluasi
• Pengelolaan dokumen: Mendokumentasikan faktur (invoice), surat jalan, purchase order, dan kontrak kerja.
• Koordinasi pembayaran: Meneruskan dokumen tagihan kepada bagian keuangan (finance) agar pembayaran diproses tepat waktu.
• Evaluasi vendor: Menilai kinerja supplier secara berkala terkait ketepatan waktu, kualitas, dan konsistensi pelayanan.
