Job description for Project Officer at DUTA ASA INDONESIA
--Project Officer Mengatur, menjalankan, mengevaluasi & bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan event organizer agar dapat menghasilkan acara yang berkualitas, menarik, kreatif dengan standar yang berlaku demi tercapainya kepuasan dan kepercayaan klien.
Deskripsi Pekerjaan:
- Membuat konsep dan rencana acara.
- Fast respon dalam menjawab pertanyaan dari klien maupun dari tim internal.
- Menyusun anggaran, tim, dan sumber daya (RAB).
- Memilih dan membuat keputusan terkait vendor untuk menunjang acara.
- Melaksanakan perencanaan yang mencakup penetapan tujuan dan sasaran, menentukan peran dan penjadwalan tugas agar sesuai dengan kebutuhan klien.
- Berkolaborasi dengan klien sebelum dan selama event.
- Mengelola event yang mencakup mengkoordinasikan tim agar mereka tetap pada jalurnya dan menjaga event sesuai anggaran.
- Berkoordinasi dengan klien dalam hal pembuatan dan finalisasi SPK (Surat Perjanjian Kerjasama) serta Anggaran.
- Melakukan kegiatan pemantauan dan pengendalian untuk melacak kemajuan event.
- Mengidentifikasi dan mengelola risiko untuk memastikan berjalannya event tepat waktu.
- Menerapkan perubahan terbaik yang diperlukan selama event berlangsung.
- Membuat laporan secara teratur kepada manajemen dan klien.
- Mengevaluasi keberhasilan dan tantangan untuk meningkatkan pembelajaran untuk event berikutnya.
- Berkoordinasi dan kolaborasi dengan Design Grafis & Editor dalam pembuatan konten baik untuk kebutuhan proposal maupun event.
- Menggali ide-ide cemerlang dan membuat konsep acara yang menarik sesuai dengan kebutuhan dan keinginan klien.
- Menuangkan konsep acara ke dalam proposal dan budgeting.
- Menentukan komposisi dan arahan agar event berlangsung sesuai dengan maksud dan tujuan.
- Membuat timeline dan jadwal acara yang rinci serta memastikan implementasinya sesuai rencana.
- Menyusun dan mengawasi tim pelaksana acara untuk memastikan tugas dan tanggung jawab terbagi dengan baik.
- Mengumpulkan seluruh bukti transaksi seperti kwitansi, SPK/Kontrak kerja, PO yang sudah di ttd oleh vendor dan dokumen penagihan lainnya serta melakukan pengecekkan apakah dokumen sudah sesuai dengan nilai anggaran (RAB).
- Merencanakan dan mengkoordinasikan semua aspek acara, termasuk pemilihan lokasi, pemilihan tanggal, dan anggaran acara.
- Membuat materi paparan yang menarik dan kreatif.
- Menangani permintaan khusus klien dan menjawab pertanyaan terkait acara.
- Mengevaluasi secara Internal keberhasilan serta melaporkan kepadanya manajemen.
- Melakukan Evaluasi keberhasilan kepada klient setiap selesai acara dan mengisi nya pada form yang telah disediakan, serta melaporkan kepadanya manajemen.
- Membuat dan menyusun Laporan Kegiatan pasca-acara untuk diberikan kepada manajemen dan Klien.
- Mengikuti tren terkini (atau terdepan) dalam perencanaan acara, desain, dan produksi, serta secara proaktif mengidentifikasi dan mengatasi tantangan operasional.
- Mau berkembang menerima saran dan arahan dari atasan untuk peningkatan kualitas pekerjaan.
Kualifikasi:
- Minimal pendidikan S1 Komunikasi, MICE atau sejenisnya.
- Berpengalaman minimal 2 Tahun di bidang Event Organizer.
- Harus memiliki passion dan pengalaman di bidang event organizer/event planner.
- Memiliki pengalaman dalam negosiasi, presentasi dan penyampaian brief.
- Memiliki kemampuan berpikir kreatif, dapat berkomunikasi dengan baik, inisiatif yang tinggi dan kemampuan pemecahan masalah yang baik.
- Bersedia bekerja di luar kota dengan durasi yang lama.
- Mampu bekerja di bawah tekanan dan membuat keputusan yang baik dengan cepat.
- Berpengalaman dalam membangun dan memelihara hubungan bisnis yang positif baik dengan client, sponsor & vendor.
- Menguasai Organizational, Skill Planning dan Multitasking.
- Memiliki kemampuan People leadership dan Business Leadership yang baik.
- Mengikuti dan memahami tren Event terbaru.
Note: penerimaan calon kandidat hanya yang berpengalaman di Event Organizer dan sesuai dengan kualifikasi yang sudah disebutkan diatas.
